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01 · Portal Einführung

Portal Einführung

Das Portal für Eigentümer (Eigentümer-Portal)

Stellen Sie Ihren Eigentümern die gewünschten Daten wie zum Beispiel einen Mieterspiegel, wichtige Kennzahlen oder Informationen zu den Finanzen automatisch und ohne Mehraufwand zur Verfügung. Ihre Eigentümer können die tagesaktuellen Daten jederzeit online abrufen. Durch diese Serviceerweiterung sparen alle am Prozess beteiligten Personen wertvolle Zeit.

Portal Systemvoraussetzungen

Details dazu werden in der Anwenderdokumentation «Portal Basis» beschrieben.

  • Voraussetzungen zur Anbindung eines DMS-Systems
  • Was muss der DMS-Anbieter und IT-Verantwortliche wissen?
  • Informationen, die W&W für die Anbindung des DMS an das Portal benötigt
  • Mehrere DMS-Archive vorhanden im Rimo R5

Informationen zur Datensicherheit

Details dazu werden in der Anwenderdokumentation «Portal Basis für Bewirtschafter» beschrieben.

  • Kommunikation
  • Daten
  • Verschlüsselung
  • Benutzer

Einlesen der Lizenz

Details dazu werden in der Anwenderdokumentation «Portal Basis für Bewirtschafter» beschrieben.

Vorbereitungen im Rimo R5 für die Nutzung des Portals

Details dazu werden in der Anwenderdokumentation «Portal Basis für Bewirtschafter» beschrieben.

  • Einrichtung der Verbindung
  • Freischalten der Rimo-Benutzer für das Bewirtschafter-Portal
  • Liegenschaften freischalten
  • Finanzdaten freigeben
  • Dokumente freigeben
  • Portalsynchronisation

Aufschaltung Eigentümer

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie die Eigentümer, die das Portal nutzen möchten, für dieses aufgeschaltet werden. In diesem Zusammenhang weisen wir auf das Preismodell dieser Portaloption hin. Externe Nutzer mit dem Status «zur Registrierung bereit» sind von den Kosten ausgenommen.

Für jeden aktivierten externen Nutzer, fallen ab dem 2. Monat Kosten gemäss Preisrechner an.

Assistent zur Portalaktivierung

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / WEITERE STAMMDATEN REGISTER: EIGENTÜMER

Weitere Stammdaten, Register Eigentümer: Person, Adresse, Sync-Datum und «Für Portal aktiviert»; im Menüband hervorgehoben «Portalaktivierung», daneben «Aufschaltungsbrief»; unten der Portalstatus.

Mit dem Button «Portalaktivierung» starten Sie einen Assistenten, mit dem der Eigentümer nebst den gewünschten Liegenschaften und Finanzdaten aufgeschaltet werden kann.

Nachfolgend werden hier die einzelnen Schritte des Assistenten erläutert.

Aufschaltung Eigentümer

Startseite mit Funktionsgrafik

Startseite des Assistenten «Eröffnung für das Eigentümerportal»: links die sechs Schritte Start, Liegenschaften, Konsolidierungen, Finanzdaten, Dokumente, Synchronisation; rechts die Funktionsgrafik.

Definition der aufzuschaltenden Liegenschaften

Assistent, Schritt Liegenschaften: anzuhaken sind die Liegenschaften, die dem Eigentümer im Portal publiziert werden; die Auswahl beschränkt sich auf aktive, ihm zugewiesene Liegenschaften.

Hier sehen Sie alle Liegenschaften, bei denen der gewählte Eigentümer als Haupteigentümer eingetragen ist und die kein Mandatsende eingetragen ist.

Aufschaltung Eigentümer

Konsolidierungen

Assistent, Schritt Konsolidierungen: anzuhaken sind die Buchhaltungen, die publiziert werden sollen; die Auswahl beschränkt sich auf die dem Eigentümer zugewiesenen.

Sofern der zu aktivierende Eigentümer in einer Konsolidierungsbuchhaltung als Eigentümer eingetragen ist, werden diese Buchhaltungen hier angezeigt und können auch für das Portal freigegeben werden.

Finanzdaten

Assistent, Schritt Finanzdaten: Feld «Freigabe bis Datum», die Schaltfläche «Vergangene Jahre ebenfalls freigeben» und die Jahresliste mit den angehakten freigegebenen Jahren.

Hier wird das jüngste Freigabedatum angegeben, Vorjahre werden dann immer mit 31.12.XX abgefüllt.

Aufschaltung Eigentümer

Dokumente

Assistent, Schritt Dokumente: die Liste zeigt je Liegenschaft die Spalten Öffentlich, Name, Dokumententyp und Archiv-Nr.; einzelne Dokumente lassen sich abwählen, rechts die Vorschau.

Hier bestimmen Sie, welche bereits im E-Dossier der freizugebenden Liegenschaft vorhandenen Dokumente im Portal angezeigt werden sollen.

Sofern auf dem Dokument im E-Dossier das Flag «Öffentlich» bereits gesetzt ist, wird dieses hier auch vorausgewählt.

Liegenschaft-Stammdaten, Register Dokumente: hervorgehoben die Häkchen «Öffentlich» und «Thumbnail für Portal» — Letzteres macht ein Bild zum Titelbild im Portal.

Auch können Sie festlegen, wenn ein Bild als Thumbnail (Titelbild) im Portal verwendet werden soll.

Aufschaltung Eigentümer

Synchronisation

Für die Synchronisation haben Sie verschiedene Möglichkeiten.

Später synchronisieren

Assistent, Schritt Synchronisation: bei gesetztem «Aufschaltbrief aufbereiten» die Optionen neuer Ausgabejob, bestehender Ausgabejob, separater Report; hervorgehoben «Später synchronisieren».

Mit diesem Schalter beenden Sie den Assistenten ohne Synchronisation. Das empfiehlt sich, wenn Sie nacheinander mehrere Eigentümer aufschalten und gemeinsam synchronisieren und benachrichtigen möchten.

Aufschaltung Eigentümer

Aufschaltbrief via neuer Ausgabejob

Derselbe Schritt Synchronisation mit gewählter Option «zu neuem Ausgabejob hinzufügen (E-Mail oder Brief Versand)»; abgeschlossen wird über «Fertig».

Diese Auswahl startet eine Synchronisation der Benutzerdaten mit dem Portal und bereitet via Kommunikationsassistent einen neuen Ausgabejob auf. Somit haben Sie die Möglichkeit, die Zugangsdaten dem Eigentümer per Mail zukommen zu lassen.

Kommunikationsassistent, Schritt Empfänger: E-Mail-Adresse auf «Hauptadresse»; die Liste hat Spalten für Drucker, Mail und E-Mail-Adresse, unten «Alle per Drucker» und «Alle per Mail».

Aufschaltung Eigentümer

Kommunikationsassistent, «Layout & Absender»: hervorgehoben Absender «Freier Absender», «Absender Verwaltung» und «Adresse»; darunter Kontaktperson, Unterschrift und Signatur je auf @USER.

Bitte hier auch «Freier Absender» und die korrekte Person (Verwaltung) und Adresse wählen.

Kommunikationsassistent, Schritt Text: Vorlage mit dem Betreff «Ihr persönlicher Registrierungslink zum Eigentümerportal» und den Platzhaltern für Portal-URL und Registrierungscode.

Diese Vorlage wird automatisch vorgeschlagen.

Aufschaltung Eigentümer

Kommunikationsassistent, «Vorschau & Ausgabe» mit «Kopie der Korrespondenz im E-Dossier ablegen»: die Mailvorschau zeigt Betreff, Anrede, QR-Codes, Registrierungswebseite und Registrierungscode.

Mit Klick auf «Ausgabe» erhält der Eigentümer ein Mail mit QR-Code. Diesen kann er im Mail anklicken und sich registrieren.

Ausgabe via bestehendem Ausgabejob

Assistent, Schritt Synchronisation mit gewählter Option «zu bestehendem Ausgabejob hinzufügen (E-Mail oder Brief Versand)» — so lassen sich mehrere Eigentümer in einem Sammelmail zusammenfassen.

Wenn Sie mehrere Eigentümer nacheinander aufschalten, können Sie den ersten Ausgabejob wie in Kapitel «Aufschaltbrief via neuer Ausgabejob» beschrieben, unterbrechen, um dann weitere Eigentümer aufzuschalten und dem nun bestehenden Ausgabejob hinzuzufügen.

Aufschaltung Eigentümer

So können Sie die Aufschaltinformationen mehreren Eigentümer in einem Sammelmail (Kommunikationsjob) zukommen zu lassen.

Als separaten Report aufbereiten

Assistent, Schritt Synchronisation mit «als separaten Report aufbereiten» — der Aufschaltbrief geht per Post, der Empfänger scannt den QR-Code oder tippt Link und Code ein.

Diese Option generiert analog dem Bewirtschafter-Portal einen Aufschaltbrief, der per Post ohne Verwendung des Kommunikationsassistenten versendet werden kann. Bitte beachten Sie, dass hier der Empfänger den QR-Code scannen, oder den Link und Registrationscode manuell eingeben muss.

Maske «Aufschaltbrief», Block Briefeinstellungen: Absender «Freier Absender», «Absender Verwaltung» und «Adresse» hervorgehoben; darunter Kontaktperson, Unterschrift, Sprache und CI-Profil.

Aufschaltung Eigentümer

Der erzeugte Aufschaltbrief als PDF: Absender, Empfängeradresse, Titel «Ihr persönlicher Registrierungslink», der Hinweis auf die einmalige Gültigkeit, die QR-Codes, Webseite und Code.

Hinweis:

Alle im Eigentümerportal aufgeschalteten Liegenschaften werden auch gleichzeitig im Bewirtschafterportal aufgeschaltet. Es wird also keine Liegenschaft geben, die ausschliesslich für Eigentümer ersichtlich ist, wohl aber Liegenschaften, die im Portal nur für Bewirtschafter angezeigt werden.

Aufschaltung Eigentümer

Liegenschaft-Stammdaten, Register Portal: hervorgehoben «30: Bewirtschafter» und «31: Eigentümerportal» — Feature 30 wird mitaktiviert, sobald 31 gewählt wird, umgekehrt nicht.

Das bedeutet, hier wird immer das «Feature 30» zusätzlich aktiviert, wenn das «Feature 31» gewählt wird, nicht aber umgekehrt.

Aufschaltbrief nochmals generieren

Eine spätere Aufbereitung des Aufschaltbriefs ist direkt über die weiteren Stammdaten möglich.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / WEITERE STAMMDATEN

REGISTER: EIGENTÜMER / STAMMDATEN

Weitere Stammdaten, Register Eigentümer: das Kontextmenü enthält neben Auswertungen, Mail, Ausgabe, Report und CSV Export die Einträge «Portalaktivierung» und «Aufschaltungsbrief».

Registrierung des Eigentümers im Portal

Nach erfolgter Portalsynchronisation kann sich der externe Benutzer im Portal mittels Registrierungscode registrieren.

Details finden Sie in der Anleitung «Portal Basis für Bewirtschafter» .

Kommunikationskanal Portal bei Registrierung

Sofern der Ausgabekanal «Portal» gewählt ist, prüft Rimo R5, ob der Portalbenutzer registriert und aktiviert ist.

MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / VERWALTUNG REGISTER KONFIGURATION

Hilfstabellen / Verwaltung, Register Konfiguration: Gruppe INIT, Verwendung AUSGABE, Bezeichnung «Kommunikationskanal Portal», Konfigurationstyp 1 («0 = Nicht anzeigen, 1 = Anzeigen»).

Mit der Einstellung «Anzeigen» wird der Kommunikationskanal auf der entsprechenden Person auf Portal gesetzt, sodass im Kommunikationsassistenten zwar eine Ausgabe an den Empfänger erzeugt, diese aber nur im E-Dossier des Empfängers für die Anzeige im Portal zur Verfügung gestellt wird.

Kommunikationsassistent, Schritt Empfänger: die Liste hat jetzt zusätzlich die hervorgehobene Spalte «Portal» — darüber geht die Ausgabe nur ins E-Dossier zur Anzeige im Portal.

Zusätzliche Logins und Zugang externer Revisor

Erinnerung: Noch nicht registrierte Eigentümer

Sie können im Kommunikationsassistent mit der Empfänger-Auswahl «Eigentümer», die Selektion nach dem Kriterium des «Benutzerstatus Portal» verwenden.

Dies ermöglicht Ihnen nur Eigentümer mit dem Benutzerstatus Portal «bereit zur Registrierung im Portal» anzuschreiben, um diese daran zu erinnern, sich im Portal zu registrieren:

MENÜ: LIEGENSCHAFT / AUSWERTUNGEN / KOMMUNIKATIONSASSISTENT

Kommunikationsassistent, Schritt Start: das Kriterium «Benutzerstatus Portal» aufgeklappt — 0 bereit für Synchronisation, 1 bereit zur Registrierung, 2 registriert, 3 aktiviert, 99 nicht registriert.

Zusätzliche Logins und Zugang externer Revisor

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie ein weiteres Login für das Eigentümerportal sowie ein externer Revisor freigeschaltet werden. In diesem Zusammenhang weisen wir auf das Preismodell der Portaloption hin. Externe Nutzer mit dem Status «zur Registrierung bereit» sind von den Kosten ausgenommen.

Für jeden aktivierten externen Nutzer, fallen ab dem 2. Monat Kosten gemäss Preisrechner an.

Zusätzliches Login erstellen

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / WEITERE STAMMDATEN REGISTER: EIGENTÜMER / LOGINS

Klicken Sie auf dem gewünschten Eigentümer oder STEG Gemeinschaft auf das Register «Logins»

Zusätzliche Logins und Zugang externer Revisor

Weitere Stammdaten, Register Eigentümer: der Pfeil zeigt auf das Unterregister «Logins» neben Stammdaten, «Eigentümer pro Liegenschaft» und Dokumente.

Hier können sie jeder im Adressmodul erfassten Person eine Portalrolle im Kontext des gewählten Eigentümers zuweisen.

Wählen Sie zwischen der Rolle «Eigentümer im Portal» als zusätzliches Login oder der Rolle «Revisor im Portal». Beachten Sie, dass immer nur ein Login pro E-Mail-Adresse vergeben werden kann.

Register Eigentümer / Logins, Grunddaten: Feld Person, Häkchen Aktiv und das aufgeklappte Feld «Login Rolle» mit genau zwei Werten — «Eigentümer im Portal» und «Revisor».

Sobald der Eintrag gespeichert ist, muss zunächst eine Portal-Synchronisation durchgeführt werden, damit der Benutzer im Portal eröffnet, und ein Registrierungscode generiert wird.

Anschliessend kann für den Benutzer wie im Kapitel «Aufschaltbrief nochmals generieren» beschrieben, ein Aufschaltbrief generiert werden.

Zusätzliche Logins und Zugang externer Revisor

Register Eigentümer / Logins mit gespeichertem Eintrag: Person gesetzt, Häkchen «Aktiv» hervorgehoben, Login Rolle «Revisor»; im Menüband ist die Schaltfläche «Aufschaltungsbrief» hervorgehoben.

Rolle Revisor

Die Rolle des Revisors wird mit Klick auf den Portalbenutzer angezeigt

Portal, Benutzermenü: neben dem Namen steht die hervorgehobene Rolle «Revisor»; darunter die Einträge Passwort ändern, E-Mail-Adresse ändern, Neuerungen und die Schaltfläche Abmelden.

Revisoren sehen nebst der Liegenschaftsübersicht im Portal das Register «Finanzen».

Hier ist die Bilanz / Erfolgsrechnung der jeweils freigegebenen Jahre mit entsprechenden Buchungsbelegen ersichtlich.

Portalsicht des Revisors, Register Finanzen: oben Jahr und Auswertungsart, darunter die Kontenliste mit Konto, Bezeichnung, Soll und Haben und je Zeile ein Pfeil zu den Buchungsbelegen.

Zusätzliche Logins und Zugang externer Revisor

Dokumente nur für «Revisor» aufschalten

Sie haben die Möglichkeit, Dokumente mit gesetztem Flag im Register «FIBU-Jahr» ausschliesslich für die Portalrolle «Revisor» aufzuschalten.

MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / STAMMDATEN / FINANZBUCHHALTUNG-STAMMDATEN REGISTER: JAHR / DOKUMENTE

Finanzbuchhaltung-Stammdaten, Register Jahr / Dokumente: neben «Öffentlich» ist «nur für Revisor» hervorgehoben — damit erscheint das Dokument ausschliesslich für die Portalrolle Revisor.

Diese werden nach erfolgter Synchronisation im «FIBU-Jahr» angezeigt.

Portalsicht Finanzen, unterer Teil: nach der Erfolgsrechnung mit Gewinnzeile folgt «Abschlussdokumente» — dort erscheinen die nur für Revisoren freigegebenen Dokumente.

Deaktivieren von Portalbenutzern bei Mandatsabgang

Wird ein Mandat im Rimo R5 beendet, so werden die zugehörigen Portal-Benutzer nicht automatisch beendet. Damit keine weiteren Kosten anfallen, müssen die Benutzer im Portal deaktiviert werden.

Portal, Einstellungen / Benutzer verwalten: die Tabelle listet Nachname, Vorname, E-Mail, Rollen, Status, «Status seit» und «Letztes Login»; der Pfeil führt in die Benutzerdetails.

Portal, Seite «Benutzer Details»: Name, E-Mail, Registriert am, Aktiviert am, Letztes Login, Gesperrt und Rolle; unten die rote Schaltfläche «Zurücksetzen», die den Portalbenutzer deaktiviert.

Mit Klick auf den Button «Zurücksetzen» wird der Portalbenutzer deaktiviert.

Kurzeinführung Eigentümer-Portal

Wir empfehlen den Portal-Benutzern, die URL https:// kundenname .wwportal.ch/ als Favorit im Browser abzuspeichern, um bequem zum Login zu gelangen.

Übersicht Liegenschaften

Die Anzeige der aktivierten Liegenschaften für die Eigentümer entspricht der Ansicht derer im Bewirtschafterportal:

Kurzeinführung Eigentümer-Portal

Eigentümer-Portal, Übersicht Liegenschaften: je Liegenschaft eine Kachel mit Nummer, Strasse, Ort und Titelbild; Konsolidierungen erscheinen ohne Bild mit einem Platzhalter-Symbol.

Dashboard

Im Dashboard sind die Eckdaten der Liegenschaft inkl. einiger Grafiken ersichtlich.

Eigentümer-Portal, Dashboard einer Liegenschaft: Kacheln mit Absprüngen zu Personen, Geräten und Unterhalten, daneben neuste Dokumente, Standortkarte, Leerstandsquote und Mietertrag.

Kurzeinführung Eigentümer-Portal

Mieterspiegel

Hier sind der jeweils aktuelle Mieterspiegel inkl. Eckdaten zu Objekt und Mieterdokumente ersichtlich.

Eigentümer-Portal, Register Mieterspiegel: je Haus eine Tabelle mit Nummer, Wohnungstyp, Mietzins netto, Fläche, Mietzins pro m2 und Jahr sowie dem Mieter, mit Totalzeile.

Finanzen

Wahlweise Einsicht in Bilanz und Erfogsrechnung inkl. zugehöriger Rechnungsbelege.

Eigentümer-Portal, Register Finanzen: Periodenauswahl mit Jahr und Auswertungsart, Suchfeld und die Kontenliste; je Zeile führt ein Pfeil zu den Rechnungsbelegen.

Kurzeinführung Eigentümer-Portal

Dokumente

Für das Portal mit «öffentlich» markierte Dokumente aus den Liegenschafts-Stammdaten und dem Fibujahr werden hier angezeigt.

Eigentümer-Portal, Register Dokumente: Suchfeld und Jahresfilter, links die Ordnerstruktur, rechts die Dokumentenliste — angezeigt wird, was als «öffentlich» markiert ist.