Vorbereitung: Modul Finanzbuchhaltung
In der FIBU ist vor allem der Kontoplan der entsprechenden Liegenschaft wichtig.
Stammdaten / Finanzbuchhaltung-Stammdaten - Konto
Es werden alle Konten definiert, welche für die Abrechnung relevant sind.
Übersicht
Auf Konten, welche für die HK/NK-Abrechnungen markiert sind, dürfen keine Beträge gebucht werden, die nicht in die Abrechnung gehören, da die Abrechnung alle auf diesen Konten gebuchten Beträge in der Abrechnung berücksichtigt. Im Weiteren wird unterschieden zwischen Mietliegenschaft und STEG.
Unser Beispiel für eine Mietliegenschaft zeigt hier alle relevanten Konten in der Klasse 11.
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Stammdaten
Bei der Definition eines HK/NK-Kontos sind einige Details zu beachten.
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- 1 Bilanzkategorienummer:
- 2 Für HK/NK-Abrechnungen:
- 3 Abrechnungsart:
Bei Mietliegenschaften werden alle abzurechnenden Konten der Kategorie Bilanz zugewiesen. Im STEG hingegen müssen alle Konten dem Aufwand zugewiesen werden.
Setzen Sie hier bei Mietliegenschaften ein Flag, damit bei der Buchung auf das Konto beim Buchen das Feld HKNK-Datum eingeblendet wird. Die Zuweisung zu einer Abrechnung erfolgt ausschliesslich über dieses Datum. Nur wenn das Konto dieses Flag gesetzt hat, kann bei Buchungen darauf ein Abweichendes HK/NK-Datum vergeben werden. Anderenfalls ist Buchungsdatum = HK/NK-Datum. Das Buchungsdatum ist für HK/NK-Abrechnungen von Mietliegenschaften irrelevant. Bei STEG entscheidet das Buchungsdatum, in welcher Periode der Betrag abgerechnet wird.
Die Auswahl bewirkt, dass beim Verbuchen der Gesamtkosten der Saldo des Kontos per Ende der Abrechnung auf das Sammelkonto umgebucht wird. Das Konto weist nach Verbuchen der Abrechnung per Stichtagsbeginn der Folgeabrechnung den Saldo 0.00 aus.
- 4 Mengeneinheit:
Damit Sie beim Buchen eine Menge pflegen können, ist hier die Mengeneinheit auszuwählen.
- Menge zwingend
Mit einem Flag kann eine Buchung auf dieses Konto nur gespeichert werden, wenn die entsprechende Menge dazu erfasst wird.
Hinweis:
Bei Stockwerkeigentum ist es wichtig, dass die Konten als Aufwand definiert werden und keine Abrechnungsart ausgewählt wird, da die Kosten nach der Abrechnung nicht ausgebucht werden dürfen.
Vorbereitung: Modul Finanzbuchhaltung
Buchungen bei Mandatsübernahme
Damit eine HK/NK-Abrechnung durchgeführt werden kann, müssen alle relevanten Buchungen definitiv verbucht werden. Bei der Übernahme eines neuen Mandats ist darauf zu achten, dass auch die Saldi aus der Zeit vor der Mandatsübernahme erfasst werden, falls diese eine noch abzurechnende Abrechnung betreffen.
Verarbeitungen - Jahresabschluss
Wird eine Abrechnung über einen Zeitraum gemacht, welcher nicht dem Stichtag der Mandatsübernahme entspricht, müssen für die Abrechnung durch die neue Verwaltung allenfalls Mieter Akonto und Saldo der Abrechnungs-Konten übernommen werden.
Eröffnungsbilanz
Tragen Sie die Saldi gemäss ausseramtlicher Abrechnung, resp. Schlussbilanz der Vorverwaltung ein.
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Ein in der vorhergehenden Bilanz ausgewiesener Gewinn/Verlust wird auf dem entsprechenden Konto eingebucht. Damit die Eröffnungsbilanz verbucht werden kann, muss Soll und Haben ausgeglichen sein.
Durch Setzen des Flag «mit Erfolgsrechnung» werden auch die Konten der Erfolgsrechnung angezeigt und können eröffnet werden. Es gilt zu beachten, dass dieses Flag dann aber bei jeder Bearbeitung der Eröffnungsbilanz für diese FIBU und dieses FIBU-Jahr gesetzt werden muss. Ansonsten generieren Sie Fehler, die das System blockieren. Die Erfolgsrechnung übernehmen Sie nur, wenn die vorhergehende Verwaltung einen offenen Jahresabschluss hinterlassen hat und Sie die Rechnungen nachbuchen.
Weitere Details zu diesem Thema finden Sie in den Schulungsdokumentation «Finanzbuchhaltung».
Aufbau der HK/NK-Abrechnung
Nachfolgend wird Ihnen der Aufbau einer HK/NK-Abrechnung erläutert. Die Pflege der einzelnen Register kann aufgrund von diversen Abhängigkeiten nicht immer pro Register von oben nach unten und von links nach rechts erfolgen.