05 · Auswertungen (Plausibilitätskontrolle) bis Abrechnung

Auswertungen (Plausibilitätskontrolle)

Kontrollieren Sie die erfassten Daten einer Abrechnungsperiode, bevor Sie mit der Verbuchung der Abrechnung beginnen. Zu diesem Zweck stehen Ihnen in Rimo R5 diverse Kontrollinstrumente zur Verfügung.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / AUSWERTUNGEN / REPORTS REPORTORDNER: KONTROLLLISTEN HK/NK UND KONTROLLLISTEN ALLGEMEIN

Wir empfehlen Ihnen folgende Auswertungen zu kontrollieren und allenfalls zu speichern:

KONTROLLLISTEN HK/NK

Schlüsselwerte / Summe Schlüsselwerte
Mieterkumulativen (Kontrollieren Sie bei Unstimmigkeiten die Sollstellungen)
Mieterverbrauch
Historie Ölverbrauch
Historie Einzelkonto

KONTROLLLISTEN ALLGEMEIN

Kontrollliste Mietfälle

Kontrollieren Sie auch, dass es im abzurechnenden Zeitraum keine nicht vermieteten Objekte gibt:

MENÜ: LIEGENSCHAFT / AUSWERTUNGEN / REPORTS REPORT: KONTROLLLISTEN SOLLSTELLUNG: NICHT VERMIETETE OBJEKTE

Buchungskontrolle

Prüfen Sie, ob alle erfassten Buchungen, welche in die relevante Periode gehören, definitiv verbucht sind. Provisorische Buchungen werden in der Abrechnung nicht berücksichtigt . Dies betrifft sowohl die FIBUals auch die Kreditorenbuchungen.

MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / AUSWERTUNGEN / REPORTS

REPORTORDNER: ALLGEMEINE LISTEN: KONTOBLATT

Achten Sie darauf, dass Sie bei der Auswahl Konto alle für die Abrechnung relevanten Konten selektieren.

Abrechnung

Die Abrechnung ist in zwei Phasen aufgeteilt. Die Kosten rechnen und danach Kosten verteilen.

Kostenaufstellung: Kosten rechnen

Bei der Berechnung der Kosten werden alle mit einer relevanten Buchungsart definitiv verbuchten Rechnungen der im Kontenstamm hinterlegten FIBU-Konten eruiert und gemäss Layout des Kontenstamms aufgelistet. Nicht mit einbezogen werden z.B. Eröffnungs- oder Gesamtkostenverbuchungen früherer Abrechnungen.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / HKNK-ABRECHNUNG / ABRECHNUNG FUNKTIONSWAHL: KOSTENAUFSTELLUNG: KOSTEN RECHNEN

Das «Datum MwSt.-Satz» bestimmt, welcher MwSt.-Satz für die Leistungserbringung der HKNK-
1 Abrechnung herangezogen wird, ergo den MwSt.-Satz für die Abrechnung des Verwaltungshonorars. dieses Datum muss immer abgefüllt sein.
2 Wählen Sie die Basis für die Berechnung der Mehrwertsteuer des Verwaltungshonorars. Die Auswahl wird bei optierten Liegenschaften wichtig (Nettokosten = exkl. MwSt.)
3 Die Option Gesamttotal bewirkt, dass das Total der verschiedenen Kostenstellen summiert wird.

Abrechnung

4 Das Flag «Titel Kostenstelle drucken» blendet diese Zeile der Gesamtaufstellung ein.

5
Mit gesetztem Flag werden auf der Abrechnung auch die Kontonummern angedruckt.
6 Wenn auf einer Kontoliste in einer Zeile mit Art «Kosten aus Fibukonto» das Flag Buchungen aktiv ist, kann ich hier die als storniert markierten Buchungen dieses Kontos ausblenden.
7
Beim Ausgeben der Kostenaufstellung können Sie gleichzeitig das «Kontoblatt HK/NK» zu Kontrollzwecken anzeigen lassen.
Beim Ausgeben der Kostenaufstellung können Sie gleichzeitig eine «Bilanz/ER mit Mehrjahres-
8 vergleich» zu Kontrollzwecken anzeigen lassen.

Mit Klick auf OK wird die Kostenaufstellung gerechnet und angezeigt. Wurde die Ausgabe des Kontoblatt HK/NK und/oder Bilanz/Er mit Mehrjahresvergleich aktiviert, so werden diese zusätzlich in separaten Reports aufbereitet:

Mit Klick auf eine Kontonummer kann direkt aus dem Report das Kontoblatt des Kontos geöffnet oder in die Stammdaten des Kontos abgesprungen werden.

Sind die Abrechnungsbeträge und Verteilschlüsselsummen korrekt, können Sie die Abrechnung speichern und ausdrucken. Die Abrechnung hat nach dem Rechnen den Status «Kosten gerechnet» erhalten. Wenn die Abrechnung Fehler aufweist, müssen die Eingaben geprüft werden. Im Anhang 1 haben wir für Sie einige mögliche Fehlerquellen aufgezeigt.

Abrechnung

Es empfiehlt sich, diesen Report im «E-Dossier» der Abrechnung oder der Liegenschaft abzulegen, da
1 er von dort aus bei einem späteren Mailversand der Abrechnung an den Ausgabejob einfach angehängt werden kann.

Selektieren Sie die Tabelle «Abrechnung HK/NK» und die Abrechnung und klicken Sie auf «Suchen».

Hinweis:

Sie können auch nach abgeschlossener Abrechnung diese Kostenaufstellung jederzeit reproduzieren. Liegenschaft-Auswertungen-Reports: HK/NK-Abrechnung

Kostenaufstellung Status zurücksetzen

Bevor Sie Fehler in der Abrechnung korrigieren, setzen Sie den Status der Abrechnung zurück.

Grundsätzlich kann man die Funktion «Kosten rechnen» auch nach erfolgter Korrektur beliebig oft wiederholen. Wenn aber Stammdaten der Abrechnung angepasst werden müssen, ist dies nur möglich, wenn die entsprechende Abrechnung über den Status «Bereit» verfügt.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / HKNK-ABRECHNUNG / ABRECHNUNG FUNKTIONSWAHL: KOSTENAUFSTELLUNG: STATUS ZURÜCKSETZEN

Der Status der Abrechnung wird in den Abrechnungsstammdaten wieder auf «bereit» gesetzt, sodass Sie Korrekturen erfassen können.

Das Layout der Kostenaufstellung wird im Kontenstamm (Menü: Liegenschaft-HKNK-Abrchg-AbrechnungKontoliste-Kontenstamm) angepasst, siehe Kapitel «Kontoliste-Kontenstamm».

Abrechnung

Kostenverteilung: Kosten verteilen

Mit diesem Prozessschritt werden die Kosten der Abrechnung auf die einzelnen Objekte verteilt. Es wird eine Kosten-Übersichtsliste erstellt und die Mieter-Einzelabrechnungen werden aufbereitet. Die Abrechnung erhält den Status «Kosten gerechnet» .

Kosten werden immer über die gesamte Liegenschaft verteilt. Das bedingt, dass vorab alle zugehörigen Abrechnungen gem. Kapitel «Kostenaufstellung rechnen» gerechnet werden müssen. Anderenfalls führt das zu Fehlermeldungen und eine fehlerhafte Kostenverteilung.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / HKNK-ABRECHNUNG / ABRECHNUNG FUNKTIONSWAHL: KOSTENVERTEILUNG: KOSTEN VERTEILEN

1 Ausgezogen: Dieses Datum steuert den Text auf der Einzelabrechnung. Ab dem eingetragenen Datum wird bei ausgezogenen Mietern mit Guthaben im Abrechnungstext auf die Schlussabrechnung verwiesen. Wurden bereits vor dem Abrechnungsdatum Schlussabrechnungen für ausgezogene Mieter erstellt, wird durch das Vorverlegen des Auszugsdatums ein anderer Text generiert, (z.B. … bitte teilen Sie uns Ihre Zahlverbindung mit). Bei Mietern mit HK-Zahlverfahren Belastung «LSV» wird ab dem eingetragenen Datum keine LSV-OP mehr generiert. Die Nachfolge-Adressen der ausgezogenen Mieter müssen nachgeführt sein.

Abrechnung

2 Übersichtsliste: Die Übersichtsliste wird zur Kontrolle ausgedruckt. Die Kosten dieser Liste müssen mit der Kostenaufstellung übereinstimmen. Stimmen Übersichtsliste und Kostenaufstellung überein, können die Einzelabrechnung gedruckt werden.

3 Kubikmeter Sie können zusätzlich m³ und Mietbeginn/-ende auf der Verteilliste andrucken. Mietbeg./-ende Für die Anzeige der m³ muss vorgängig im entsprechenden Konfig-Eintrag die Schlüsselnummer für m³ definiert werden.
Titel und Mit dem neuen Flag «Titel und Untertitel bei Druck/Export auf Folgeseiten
4 Untertitel wiederholen» bei der Kostenverteilung können Sie konfigurieren, ob der Titel inkl. Periode und Liegenschaftsbezeichnung auf den Folgeseiten angedruckt werden soll.
5 Beiträge aus Vorjahr mit gesetztem Flag können in der Übersicht der Kostenverteilung in der letzten Anzeigen Spalte die Totalbeträge des Vorjahres eingeblendet werden
6 Einzelabrechnung: Mit gesetztem Flag wird eine Einzelabrechnung pro Mieter erstellt.
ohne Kosten/Akonto Mit gesetztem Flag werden auch Einzelabrechnung an Mieter erstellt, für
7 auch drucken welche in der Abrechnungsperiode weder Kosten noch Akonto vorhanden sind. Diese Abrechnungen werden mit speziellem Text aufbereitet. Ohne Flag wird nur für Mieter mit Akonto - auch ohne Kosten - eine Einzelabrechnung gedruckt.
Beleg steuerabzugs- Mit gesetztem Flag wird jede Einzelabrechnung mit einem separaten Beleg für
8 berechtigte Kosten: steuerabzugsberechtigten Kosten ergänzt. Diese Funktion wird für STEGEigentümer verwendet. Das Flag ist auch nur aktiv, wenn in den Abrechnungsstammdaten das Flag «STEG-Abrechnung» gesetzt ist.
Kontoblatt HK/NK Auch hier können Sie zu Kontrollzwecken sowohl das Kontoblatt HK/NK als
9 Mehrjahresvergleich Mehrjahresvergleich HK/NK aufbereiten. HKNK

Kontrolle der Kostenverteilung

Mit Klick auf OK werden die definitiv verbuchten Kosten gemäss hinterlegten Schlüsselanteilen auf die einzelnen Objekte verteilt. Es wird mit entsprechend gesetztem Flag sowohl eine Kontrollliste als auch eine Einzelabrechnung pro Mieter erstellt.

Kontrollieren Sie die Kostenverteilung!

Abrechnung

Stimmt das Total pro Kostenstelle mit den verbuchten Kosten der Konten zuzüglich Verwaltungshonorar überein?
War jedes Objekt über den gesamten Abrechnungszeitraum vermietet?
Wurden alle Leerstände im Abrechnungszeitraum korrekt erfasst?
Wurde die Schlüssel pro Objekt korrekt zugewiesen? Die Summe der Schlüsselwerte unter jeder Spalte ist zu plausibilisieren.
Wurden alle Akontozahlungen pro Objekt korrekt verrechnet? Die Summe der Akonto Beträge sollte per Abrechnungsstichtag mit dem Saldo des Kontos 2040 (Akonto HK/NK) übereinstimmen.
Sind die Kosten im Vergleich zum Vorjahr plausibel (Das Total wird bei den Vorjahreskosten nicht ausgegeben)

Darstellungsvarianten der Einzelabrechnung

Sie können bei der Darstellung der Einzelabrechnung zwischen einer einfachen und einer ausführlichen Darstellung wählen. Die Einstellung erfolgt in der Kundenadministration.

MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / VERWALTUNG FUNKTIONSWAHL: KONFIGURATION

Sie finden den Eintrag in der Gruppe INIT, Verwendung 134020, Owner 1

Abrechnung

Typ 0 Standarddarstellung der Einzelabrechnung

Abrechnung

Typ 1 Alternativdarstellung der Einzelabrechnung

Anpassung der HK/NK-Abrechnungstexte

Der angedruckte Fusst-Text ergibt sich aus dem hinterlegten Zahlverfahren auf den Stammdaten des Mieters/Eigentümers. Die Texte können angepasst werden.

MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / VERWALTUNG FUNKTIONSWAHL: STANDARDTEXTE

Sie finden den Eintrag unter der Textnummer 134020

STEG	Zeilennummern	80+81/130-182
Mieter	Zeilennummern	80+81/230-282
Eigentümer	Zeilennummer	301
Leerstand	Zeilennummer	302
Interne Verrechnung	Zeilennummer	303

Abrechnung

Beispiel Beleg für Steuerabrechnung (Abzugsberechtigte Kosten STEG)

Auch die Einzelabrechnung kann im «E-Dossier» archiviert werden, hier gleich beim dem entsprechenden Mieter / Eigentümer:

Abrechnung

Kostenverteilung: Kosten definitiv setzen

Beim definitiv setzen der Abrechnung werden die Kosten auf den Objekten bereitgestellt, ohne dass eine Buchung erfolgt. Die Abrechnung wird gesperrt, sodass nichts mehr verändert werden kann. Die Einzelabrechnungen werden erneut aufbereitet und können versandt werden. Die Abrechnung kann auf diesem Status belassen werden, bis die Einsprachefrist abgelaufen ist.

Beim «definitiv setzen» muss weder die Einzelabrechnung noch die Übersichtsliste nochmals aufbereitet werden. Grundsätzlich müssen diese Reports im Abrechnungsprozess gar nicht aufbereitet werden, sondern können später im Reportbaum der Liegenschaft aufbereitet und versendet werden. Wichtig ist aber während der Verarbeitung oder im Reporting die Zahlteile zu erzeugen, damit allfällige Nachzahlungen beglichen werden können.

Zudem wird beim Schritt «Kosten definitiv setzen» gefragt, ob Sie die Kostenverteilung nochmals neu berechnen möchten. Das kann man mit «Nein» quittieren, wenn sich seit dem Kosten Rechnen nichts geändert hat. Die Abrechnung erhält den Status «Kostenverteilung definitiv/gebucht» .

MENÜ: LIEGENSCHAFT / HKNK-ABRECHNUNG / ABRECHNUNG FUNKTIONSWAHL: KOSTENVERTEILUNG: KOSTEN DEFINITIV SETZEN

ACHTUNG:

Die Finanzbuchhaltung bleibt für das Buchen in diese Abrechnungsperiode weiterhin offen. Werden also weitere Kosten in den definitiv gesetzten Abrechnungszeitraum gebucht, bleiben diese stehen, da die Kosten in der definitiv gesetzten Abrechnung nicht mehr berücksichtigt, und demzufolge auch nicht ausgebucht werden.

1 QR Rechnung: Mit der Auswahl «QRR1 mit Brief (A4)» werden die Rechnungen für die Begleichung des Saldos aus der Abrechnung direkt hinter der jeweiligen Einzelabrechnung gedruckt.

Abrechnung

Kostenverteilung: Kosten definitiv rückgängig

Mit dieser Funktion setzen Sie die HK/NK-Abrechnung mit dem Status «Kostenverteilung definitiv/gebucht» zurück auf den Status «Kosten gerechnet» .

Kosten buchen: Buchen

Beim Buchen werden die Mieter-Konten bebucht. Diese Verbuchung kann zwar rückgängig gemacht werden, der Prozess erzeugt jedoch eine Stornobuchung auf den Mieterkonti. Wir empfehlen Ihnen daher mit dem Kosten buchen abzuwarten, bis die Einsprachefrist abgelaufen ist.

Die Abrechnung bleibt auf dem Status «Kostenverteilung definitiv/gebucht» .

MENÜ: LIEGENSCHAFT / HKNK-ABRECHNUNG / ABRECHNUNG FUNKTIONSWAHL: KOSTEN BUCHEN: BUCHEN

Fälligkeiten gemäss Zahlverfahren HK:

Mit gesetztem Flag wird die Fälligkeit aus der Eingabe im Register Ein-/Auszahlung der Mieterstammdaten gezogen. Wird das Flag nicht gesetzt, kann im Feld «Anzahl Tage bis Fälligkeit», die Anzahl Tage manuell gepflegt werden. Details dazu finden Sie im Kapitel «Zahlverfahren Belastung und Guthaben HK».

Abrechnung

Anzahl Tage bis Fälligkeit:

Die Anzahl der Tage rechnet sich ab dem erfassten Buchungsdatum. Damit die Saldi aus der Abrechnung nicht auf der Mahnliste erscheinen, muss die Anzahl Tage entsprechend hoch gesetzt werden.

z.B. Fälligkeit in 45 Tagen
Buchungsdatum 30.06.2019 Tagesdatum 12.10.2019

Anzahl Tage vom 30.06.2019 bis 12.10.2019 + 45 Tage = 132 Tage + 45 Tage = 174 Tage

Buchungsdatum:

3 Setzten Sie das Buchungsdatum, wenn möglich, auf das Enddatum der Abrechnung, da zu diesem Zeitpunkt Buchungen auf dem Sammelkonto erfolgen und das Sammelkonto bei einem Buchungsdatum in der Folgeperiode sonst vorübergehend nicht mehr stimmt. Weisen Buchungsdatum und effektives Versanddatum der Abrechnung eine grosse Differenz aus, ist dringend das Fälligkeitsdatum anzupassen.

Die Punkte 1 – 3 sind wichtig, um die Fälligkeit allfälliger Nachzahlungen zu definieren. Somit können diese Posten bei Bedarf korrekt gemahnt werden. Die Fälligkeit allfälliger Guthaben ist wichtig, um Sie rechtzeitig auszahlen zu können.

Ergebnis in der Finanzbuchhaltung

Mit der Funktion «Buchen» wird kein Report aufbereitet, jedoch wird Folgendes ausgeführt:

Belastung/Entlastung der Mieter mit dem Abrechnungssaldi im Mieterkonto.

Abrechnung

Buchungen in der Finanzbuchhaltung

1049 = Konto Saldo HK/NK in der Integrationstabelle 2010 = Mietersammelkonto 2040 = Akonto Heiz-Nebenkosten 1048 = Sammelkonto gemäss Abrechnung

Das bedeutet, das Konto 1049 ist nach der Buchung wieder ausgeglichen, die Kosten sind aufgelöst, und auf dem Konto 1048 bleibt die Höhe der aufgelaufenen Kosten inkl. Verwaltungshonorar stehen, weshalb vor dem Verbuchen der Gesamtkosten das Verwaltungshonorar noch buchhalterisch erfasst werden muss. (Kapitel Verwaltungshonorar buchen).

Kosten buchen: Buchen rückgängig

Mit dieser Funktion machen Sie den Schritt «Kosten buchen» rückgängig. Dabei werden die Mieterbuchungen storniert. Achten Sie darauf, dass Sie bei diesem Schritt das gleiche Buchungsdatum verwenden wie beim Schritt Kosten buchen. Der Status bleibt auf «Kostenverteilung definitiv/gebucht»