Portal Einführung
Das Portal für Bewirtschafter (Bewirtschafter-Portal)
Über ein Endgerät greifen Sie jederzeit und unabhängig vom Standort auf die wichtigsten Daten aus Rimo R5 zu. Innert Sekunden kann die richtige Liegenschaft angewählt und die dazugehörigen Objekte, Mieter inkl. Mietverhältnisse und Kontaktangaben angezeigt werden. Zudem können Bauteile, Unterhalt und Handwerker angezeigt werden.
Mit dem Portal binden wir alle an der Immobilienbewirtschaftung beteiligten Akteure in die Prozesse ein und schaffen so Mehrwerte.
Das Portal für Liegenschaftseigentümer
Details dazu finden Sie in der Anleitung «Portal: Hauseigentümer»
Das Portal für Stockwerkeigentümer
Details dazu finden Sie in der Anleitung «Portal: für Stockwerkeigentümer / Revisoren»
Das Portal für Revisoren
Details dazu finden Sie in der Anleitung «Portal: für Stockwerkeigentümer / Revisoren»
Portal Systemvoraussetzungen
- 1.5.1 Allgemeine Voraussetzungen
Folgende Voraussetzungen müssen auf Anwenderseite für den Einsatz des Portals erfüllt sein:
- Internetverbindung
- Moderner Webbrowser, wie Firefox, Chrome oder Edge. Internet Explorer wird nicht unterstützt.
Das Portal wurde für den Einsatz auf Smartphones, Tablets und Desktop-PC’s ausgelegt.
Voraussetzungen zur Anbindung eines DMS-Systems
Wenn Sie ein DMS (Dokumenten Management System) im Einsatz haben, und die dort verwalteten Dokumente im Portal angezeigt werden sollen, müssen Sie folgende Schritte beachten:
Was muss der DMS-Anbieter und IT-Verantwortliche wissen?
- Das Portal benötigt einen eigenen Benutzer im DMS, ggf. ist eine Lizenzerweiterung nötig
- Das DMS-System muss von aussen (Internet) erreichbar sein
- Der Dokumentenaufruf muss über eine ID erfolgen, die auch im Rimo R5 als «DMSNR» gespeichert ist. Gegebenenfalls müssen durch den IT-Anbieter der Netzwerkumgebung des Kunden Ports in der Firewall freigeschaltet werden. Diese Information erhält der IT-Verantwortliche vom DMS-Anbieter.
- Der Zugriff vom Portal zum DMS findet ausschliesslich von IP-Adressen aus der Schweiz statt (Azure).
Portal Einführung
Informationen, die W&W für die Anbindung des DMS an das Portal benötigt
- Hostname, Benutzername, Passwort
- Filecabinet bei DocuWare
- Schnittstellendefinition zum Aufruf von Dokumenten via API
Mehrere DMS-Archive vorhanden im Rimo R5
Unter Umständen sind mehrere DMS-Archive im Rimo R5 angelegt. Damit alle Archive mit dem Portal synchronisiert werden können, muss die Portal Connection ID hier eingetragen werden.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / E-DOSSIER / ARCHIVSTAMMDATEN
REGISTER: ARCHIV
Die Nummer erfahren Sie vom Support Rimo R5, sobald die Anbindung des DMS an das Portal eingerichtet ist.
Informationen zur Datensicherheit
Kommunikation
Die Kommunikation findet immer verschlüsselt mittels «https» statt. Die Synchronisation der Daten wird immer von der Kundenumgebung ausgelöst. Die Cloud greift nicht auf die Kundenumgebung zu. Die Daten werden immer durch Rimo R5 hochgeladen bzw. wieder heruntergeladen. Es gibt keine eingehenden Verbindungen direkt zur Infrastruktur des Kunden.
Daten
Es werden alle für die Features benötigten Daten übertragen. Dazu gehören hauptsächlich die folgenden Daten.
Wenn die Liegenschaft aktiviert ist:
- Stammdaten, wie Liegenschaften, Häuser, Objekte.
- Informationen zu Mietverhältnissen, wie Laufzeit und Konditionen.
- Mieter inkl. Personen-Informationen, Kontaktangaben und Mieterbewegungen.
- Daten zu Stockwerkeigentümern analog Mieterdaten.
- Explizit freigegebene Dokumente
Wenn der Benutzer aktiviert ist:
Einlesen der Lizenz
- Benutzerinformationen aus Rimo R5
Wenn das Portalfeature auf der Finanzbuchhaltung aktiviert ist:
- Finanzdaten zu Bilanz und Erfolgsrechnung sowie die dazugehörigen Buchungen
- Explizit freigegebene Dokumente
- Geräte und Unterhalt
Die Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert.
Verschlüsselung
Alle Daten in der Cloud sind jederzeit verschlüsselt gespeichert (256-bit AES-Verschlüsselung). Jegliche Kommunikation zwischen Diensten in der Cloud, dem Rimo R5 und dem Portal findet ausschliesslich verschlüsselt statt (https mit TLS1.2).
Benutzer
Nur explizit aktivierte Benutzer können sich im Portal anmelden. Damit ein Benutzer das Portal verwenden kann, muss er ein separates «sicheres» Login erstellen. Dazu gelten die folgenden Richtlinien: Das Passwort muss:
- mindestens 6 und höchstens 39 Zeichen lang sein
- ein Sonderzeichen (!, ?, *, (, ), @, %, &, /, , =, $) enthalten
- einen Grossbuchstaben enthalten
- einen Kleinbuchstaben enthalten
- mindestens eine Zahl beinhalten
Jeder Benutzer kann jederzeit sein eigenes Passwort ändern. Nach drei fehlerhaften Login-Versuchen wird das Benutzerkonto gesperrt. Das Benutzerkonto kann über die Funktion «Passwort vergessen» wieder entsperrt werden. Passwörter werden verschlüsselt (SHA-256 Hash) in der Datenbank gespeichert.
Einlesen der Lizenz
Damit der neue Lizenzpunkt (Option) freigeschaltet wird, muss dieser Lizenzpunkt über unsere Verkaufsabteilung erworben werden. Die neue Lizenz kann nach dem Erwerb direkt im Rimo R5 aktiviert werden. Klicken Sie Hierfür auf das «Rimo-Icon»:
MENÜ: RIMO-ICON
REGISTER: INFORMATION / LIZENZ / LIZENZ-DATEI DOWNLOADEN
Das erfolgreiche Einlesen wird vom Rimo R5 bestätigt.
Wird die Lizenz nicht heruntergeladen bzw. Sie erhalten eine Meldung, dass die Lizenz-Datei nicht erfolgreich eingelesen werden konnte, gehen Sie wie folgt vor:
Speichern Sie das Lizenz-File, welches Ihnen per Mail zugestellt wurde, lokal beispielsweise auf Ihrem Desktop, um dieses anschliessend im Rimo R5 einlesen zu können:
MENÜ: RIMO-ICON
FUNKTION: INFORMATION / LIZENZ / LIZENZ-DATEI EINLESEN
Wählen Sie den Pfad, unter welchem Sie die Lizenz lokal gespeichert haben. Das erfolgreiche Einlesen wird von Rimo R5 bestätigt.