02 · Finanzbuchhaltung-Stammdaten bis Konto

Finanzbuchhaltung-Stammdaten

Die Stammdaten enthalten eine Zusammenstellung der in den nachfolgenden Registern gepflegten Stammdaten. Die Übersicht zeigt Ihnen einen Überblick über alle vorhandenen Fibu’s. Sie können mit einem Klick zwischen den Fibu’s wechseln.

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1 Finanzbuchhaltungsart:
Verwaltung
2 Verwaltungsgebiet Verantwortlicher:
3
4 Eigentümer 5 Sprachcode:
6 Währungscode:
7 Datum Saldierung:

Autom. wird durch das Anlegen einer neuen Liegenschaft im Modul Liegenschaft hier ebenfalls eine Buchhaltung mit der Finanzbuchhaltungsart 1 angelegt.

Diese Informationen werden im Fall einer Liegenschaftsbuchhaltung aus

den Liegenschafts-Stammdaten übernommen.

Hier kann eine speziell für Buchhaltung verantwortliche Person eingetragen werden. Der Eintrag wird in den Auswertungen übernommen. Dieses Feld ist ein reines Textfeld, d.h., personelle Änderungen müssen hier für jede FIBU einzeln nachgetragen werden!

Wählen Sie hier den Eigentümer

Wenn die Verwaltung mehrsprachig arbeitet, (separate, kostenpflichtige Option «Mehrsprachigkeit») kann hier die Standardsprache für Ausdrucke und Auswertungen gesteuert werden. Die Grundeinstellung für Rimo R5 ist Deutsch.

CHF - Rimo R5 ist nicht fremdwährungstauglich. Für diverse Auswertungen wird die Fremdwährungsbezeichnung aus diesem Feld gezogen, weshalb der Währungscode CHF gepflegt werden muss.

Dieses Feld wird vom Programm automatisch gepflegt, wenn bei den Liegenschafts-Stammdaten ein Mandatsende gesetzt wird. Die Eröffnung eines neuen FIBU-Jahres nach diesem Datum ist nicht möglich, im laufenden Jahr kann jedoch weiter gebucht werden. Das Datum kann hier geändert oder gelöscht werden.

Stammdaten

8 Zahlungsbank:
9 Zahlungskonto:

Bank, über welche Zahlungen vorgenommen werden sollen. Wenn mit dem Kreditoren-Modul gearbeitet wird, muss jede Auszahlbank in der Kundenadministration unter «Hilfstabellen / FIBU/Bank» hinterlegt und in der Liegenschaftsbuchhaltung zugewiesen werden.

FIBU-Konto Bank oder Post - gemäss Kontoplan. Wird benötigt, wenn Rechnungen über das Kreditorenmodul eingepflegt werden.

10 Kreditorenkonto: FIBU-Sammelkonto. Wenn Sie mit dem Kreditorenmodul arbeiten, und hier ein Kreditoren-Konto eingetragen ist, lauten die Buchungen in Rimo R5: Erfassung der Rechnung: Aufwand / Kreditor Verbuchung der Rechnung: Kreditor / Bank

Wird kein Kreditorenkonto erfasst, erfolgt die Buchung direkt:

Aufwand / Bank

Ein Kreditorennachweis im Kredi-Modul ist mit dieser Variante nicht möglich! 11 Skontokonto: für Verbuchung der Skontoabzüge, sofern im Kreditorenmodul damit gearbeitet wird.

12 Registernr. MWST: Hier wird die MWST-Nummer für optierte oder teiloptierte Liegenschaften hinterlegt. Diese wird u.a. für die MWST-Abrechnung benötigt.
13 Letzte Q-Abr. MWST: Informationsfeld. Zeigt an, zu welchem Datum in dieser FIBU die MWST zuletzt über Rimo R5 abgerechnet wurde.
14 Aktive anzeigen

Ist der Schalter aktiviert (blau), so werden Ihnen nur die aktiven Finanzbuch-

(Ctrl+I) haltungen angezeigt.

15 Erweiterte Ansicht Aktivieren Sie den Schalter (blau), damit Ihnen eine tabellerische Übersicht der (oder CTRL + U) Finanzbuchhaltungen angezeigt wird.

Stammdaten

Bewirtschaftungsteam

Die «Bewirtschaftungsteams» sind Gruppen von Mitarbeitenden bzw. Benutzern, welche abteilungsübergreifend für die jeweilige Finanzbuchhaltung zuständig sind.

Das «Bewirtschaftungsteam» kann pro Liegenschaft und pro Finanzbuchhaltung definiert werden. Die Definition der «Bewirtschaftungsteams» kann aufgrund der Liegenschaftszuteilung analog der «Verwaltungsgebiete» erfolgen. Grundlage für die verfügbare Auswahl ist die entsprechende Rollen-Zuweisung in der Benutzerverwaltung-Benutzer/Organisation.

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Muttergesellschaft

In dieser Übersicht werden die Verknüpfungen von Finanzbuchhaltungen zu Konsolidierungsbuchhaltungen angezeigt. Die Ansicht dient lediglich zur Information, es können hier keine Änderungen vorgenommen werden.

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Stammdaten

Tochtergesellschaften

In dieser Übersicht werden die mit der Konsolidierungsbuchhaltung verknüpften Finanzbuchhaltungen angezeigt. Die Ansicht dient lediglich zur Information, es können hier keine Änderungen vorgenommen werden.

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Dokumente (E-Dossier)

Sie finden zu den Stammdaten aller Module jeweils das Register «Dokumente». Dieses Register dient der Digitalisierung von Dokumenten, welche Sie dann jederzeit innerhalb von Rimo R5 zur Verfügung haben.

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Jahr

Pro Kalenderjahr wird hier für jede Buchhaltung auch ein Buchhaltungsjahr eröffnet.

Hinweis:

Wenn Sie ein Mandat neu übernehmen, sind Sie in der FIBU nicht an das Datum der Mandatsübernahme gebunden. Sie können auch Buchhaltungsjahre für die Zeit vor der eigentlichen Mandatsübernahme generieren. Wenn Sie diese Buchhaltung als «Offen für Buchungen» deklarieren, können darin auch Buchungen generiert werden. Ein Budget kann nur erfasst werden, wenn in der FIBU das Buchungsjahr für die Vorperiode zur Verfügung steht.

Stammdaten

In der Übersicht sind alle eröffneten Buchhaltungsjahre einer FIBU mit Buchungsstatus zu den erfassten Stammdaten ersichtlich. Neuer Jahre eröffnen Sie über das Icon «Einfügen».

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Bei der Neuerfassung einer FIBU können Sie das FIBU-Jahr frei wählen.

1 FIBU-Jahr: Bei der Neuerfassung einer FIBU können Sie das FIBU-Jahr frei wählen. 2 Beginn: Das Anfangsdatum der Buchhaltungsperiode können Sie frei wählen, es muss nicht dem 01.01. eines Jahres entsprechen. Das Buchhaltungsjahr kann vom Kalenderjahr abweichen.

Das Enddatum der Buchhaltungsperiode können Sie ebenfalls frei wählen, es ist nicht auf 12 Kalendermonate beschränkt, sondern kann auch kürzer oder länger sein (zwischen 3 und 24 Monaten).

3 Ende:

Wenn beim Buchen die Beleg-Nummer automatisch vergeben werden soll, so tragen Sie hier die Nummer ein, mit der Rimo R5 beginnen soll. Rimo R5 vergibt die Belegnummern für jede FIBU separat.

4 Belegnummer:

5 FIBU-Status: Status 1: Der Status «offen für Budgetierung/Planung» wird z.B. bei STEG gewählt, wenn es darum geht, vorerst nur das Budget zu erstellen und noch keine Buchungen erfasst werden. In diesem Status sind keine Buchungen möglich.

Status 2: Der Status «offen für Buchungen» w ird standardmässig bei der Eröffnung eines neuen Buchhaltungsjahres gewählt, damit Buchungen möglich sind.

Status 3: Mit der Vergabe des Status «abgeschlossen» kann in das betreffende FIBU-Jahr nichts mehr gebucht werden.

6 Zwischenabschluss: Pflegen Sie das Datum nur, wenn Sie einen Zwischenabschluss durchführen möchten. Ist ein Datum gesetzt, können Sie nicht mehr in die Periode vor dem Datum des Zwischenabschluss buchen. Sollte dies in Ausnahmefällen trotzdem nötig sein, müssen Sie das Datum im Feld Zwischenabschluss wieder löschen.

Beispiel:

01.01.2021 30.06.2021 30.09.2021

Stammdaten

Ein Zwischenabschluss kann über mehrere FIBU's gleichzeitig gesetzt werden. Näheres dazu finden Sie im Kapitel «Jahresabschluss», Unterkapitel «Zwischenabschluss setzen». Diese Funktion findet z.B. Verwendung, um zu verhindern, dass nach erfolgtem Kontenabgleich noch in den entsprechenden Monat gebucht wird.

7 Referenzkontenplan: Wählen Sie den Kontenplan, welchen das Programm bei der Neueröffnung einer FIBU kopieren soll. Eventuell gibt es in Ihrer Verwaltung einen spezifischen Referenzkontenplan. Diese Funktion erleichtert das Erstellen von neuen FIBU’s, in dem die Kontenpläne inkl. Kontenbezeichnungen übernommen werden können. Auch garantiert diese Möglichkeit einen einheitlichen Kontenplan für Konsolidierungen. Jede FIBU kann mit ihrem Kontenplan als Referenzkontenplan dienen. Voraussetzung ist, dass diese im gewählten Jahr bereits auf sich selbst referenziert. Wie Sie die Konti kopieren, wird im Kapitel «Kontenplan übernehmen» beschrieben.

Kontierungsregeln

Beim Einsatz eines externen Datenmanagementsystems (DMS) haben Sie hier die Möglichkeit, Kontierungsregeln zu definieren. Das Register wird nur mit der kostenpflichtigen Lizenz angezeigt.

Details entnehmen Sie bitte der Schulungsdokumentation "DMS Schnittstelle".

Bilanz/ER-Texte

Mit Hilfe dieser Angaben gliedern Sie die Auswertungen «Bilanz / Erfolgsrechnung».

Stammdaten

Die Texte werden bei der Übernahme eines Referenzkontoplanes wie im Kapitel «Kontenplan übernehmen»beschrieben, automatisch übernommen. Sie können diese jedoch auch frei einrichten, resp. FIBU-spezifische Änderungen und Ergänzungen vornehmen.

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Stammdaten

Konto

Sofern Sie nicht mit einem Referenzkontenplan arbeiten oder diesen an spezielle Verhältnisse noch anpassen möchten, können Sie hier einzelne Konten hinzufügen oder deren Grunddaten ändern.

Stammdaten

Den Kontoplan können Sie pro Buchhaltungsjahr individuell ergänzen, resp. Konten anpassen.

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1 FIBU-Konto: Die Konto-Nr. ist max. 8-stellig und muss numerisch sein. Eine Eingabe ist zwingend.
2 Kontobezeichnung 1: 1. Zeile der Kontobezeichnung (max. 30-stellig)
3 Kontobezeichnung 2: 2. Zeile der Kontobezeichnung (max. 30-stellig).

Denken Sie beim Ausfüllen dieser zwei Felder daran, dass einige Auswertungen 30-stellige Kontobezeichnungen nicht in ganzer Länge oder nicht beide Zeilen ausweisen.

4 Bilanzkategoriennummer: Wählen Sie Bilanz, Erfolgsrechnung oder Abschluss aus. 5 Klasse: Hier gliedern Sie ihre Auswertungen. Die Auswahl entspricht den Einträ-

Hier gliedern Sie ihre Auswertungen. Die Auswahl entspricht den Einträgen gemäss «Bilanz/ER-Texte» (z.B. Aktiven, Passiven etc.).

Hier gliedern Sie ihre Auswertungen. Die Auswahl entspricht den Einträgen gemäss «Bilanz/ER-Texte» (z.B. Umlaufvermögen, Fremdkapital etc.).

6 Gruppe:

Hier gliedern Sie ihre Auswertungen. Die Auswahl entspricht den Einträgen gemäss «Bilanz/ER-Texte» (z.B. Liquide Mittel, Forderungen etc.).

7 Untergruppe:

Wenn z.B. in der Auswertung «Bilanz / Erfolgsrechnung» ein Konto falsch eingereiht ist oder gar nicht erscheint, dann ist es hier nicht oder nicht korrekt zugeordnet worden.

Stammdaten

8 Scharnierbuchhaltung: Wenn dieses Konto ein Scharnierkonto ist, bitte hier die zugehörige Scharnierbuchhaltung (Hauptbuch) eintragen. Bei einem Scharnierkonto wird Rimo R5 automatisch jede Buchung auf diesem Konto im zugehörigen Hauptbuch nachführen (siehe Kapitel Scharnierkontofunktion). 9 Gegenkonto Hier wird das FIBU-Konto zum Scharnierkonto aus dem Haupt- Scharnierbuchhaltung: buch eingetragen, auf welchem Rimo R5 die Scharnierbuchungen nachführt. Dies kann z.B. für verschiedene Liegenschaften ein gemeinsames Bankkonto sein. 10 Standardbuchungstext: In diesen beiden Feldern können Sie einen Standardbuchungstext hinterlegen, welcher dann bei Buchungen auf dem jeweiligen Konto vorgeschlagen wird. 11 Mengeneinheit: Dieses Feld ist nur für die Konten relevant, bei denen Sie beim Buchen eine Menge (z.B. Liter beim Konto Heizöl) eingeben möchten. 12 Abrechnungsart: Hier haben Sie die Wahl zwischen Heizkosten, Nebenkosten und Betriebskosten. So wählen Sie die Abrechnungsart aus, in der die Konten berücksichtigt werden sollen. Damit wird gesteuert, dass die beim Verbuchen der Gesamtkosten entsprechend ausgebucht werden. Bei STEG dürfen die abzurechnenden Konten nicht mit einer Abrechnungsartnummer versehen werden, da sonst der Aufwand nicht mehr ersichtlich ist und damit Bilanz / Erfolgsrechnung nicht stimmen. 13 Menge zwingend: Setzen Sie hier ein Flag, damit Buchungen für z.B. Heizmaterial nur inklusive Angabe der Menge abgespeichert werden können. 14 Für HK/NK: Wird dieses Feld aktiviert, kann beim Buchen auf dieses Konto in ein zusätzlich aktives Feld ein vom Buchungsdatum abweichendes Datum eingegeben werden, so dass diese Beträge in den entsprechenden Abrechnungsperioden der Heiz- und Betriebskostenabrechnungen, unabhängig vom effektiven Buchungsdatum, berücksichtigt werden. Bei STEG darf dieses Flag nicht gesetzt werden. 15 Sollkonto: Sollkonto: Mit diesem Feld steuern Sie die Darstellung des Kontos, durch Aktvieren des Feldes wird der Saldo immer im SOLL dargestellt (wenn negativ mit Minus-Vorzeichen). Wenn kein Flag gesetzt ist, steht der Saldo je nachdem im Soll oder im Haben. Weist ein Konto mit Flag einen Minussaldo auf, wird dieser im Soll mit Minuszeichen angezeigt. Deshalb: • Bei Aktiv- oder Aufwand-Konten  meist ein Flag • Bei Passiv- oder Ertrags-Konten  nie ein Flag 16 Sammelkonto: Wird hier ein Flag gesetzt, dann erhalten Sie bei einer direkten Buchung auf dieses Konto eine Warnmeldung. Normalerweise werden Sammelkonten für automatische Verarbeitungen benötigt und sollten nicht direkt bebucht werden. Beispiele möglicher Sammelkonten: Mietersammelkonto, Heiz- oder Nebenkosten-Sammelkonten, Kreditorensammelkonto. 17 MWST : Hier werden pro Konto die möglichen Journalisierungen einer Buchung gesteuert, wenn die Liegenschaft optiert oder teiloptiert ist und das Konto einen MWST-pflichtigen Umsatz ausweist. Für die Einrichtung einer optierten oder teiloptierten Liegenschaft empfehlen wir Ihnen, sich mit unserem Support in Verbindung zu setzen. 18 Weitere Daten : Die Eingaben in der Box «Weitere Daten» ermöglicht Ihnen, die «Unterhaltsartnummer» sowie die Daten für den «Export Hauptbuch» und «Export Nebenbuch» zu hinterlegen.

Stammdaten

Scharnierkontofunktion

Diese Option dient z.B. zur Kontrolle und Führung eines (physischen) Geldkontos, das von mehreren Liegenschaften bebucht wird.

Empfehlung:

Richten Sie erstmalig eine Scharnierbuchhaltung ein, wenden Sie sich hierzu an den Rimo-Support und vereinbaren Sie einen Termin für die Unterstützung.

Grundvoraussetzung für die Scharnierfunktion:

Es müssen mindestens zwei Liegenschaftsbuchhaltungen und ein Hauptbuch bestehen, d.h. die Scharnierfunktion bedingt das Vorhandensein einer Konsolidierung.

In der Hauptbuchhaltung wird das physische Geldkonto (Bank- oder Postkonto) nachgeführt (z.B. FIBU-Konto 1020).
Zu diesem Geldkonto existiert ein sogenanntes Scharnierkonto = fiktives Bankkonto («Schattenkonto») – z.B. FIBU-Konto 1021. Auf diesem Konto wird der Geldverkehr von den einzelnen Liegenschaften bezüglich des Geldkontos nachgeführt.
Es darf nie direkt auf das Scharnier- oder Schattenkonto im Hauptbuch gebucht werden.
Auf das Konto 1020 im Hauptbuch sollte nur in den Fällen gebucht werden, wo der Geldfluss keine Liegenschaft direkt betrifft (z.B. Zinsertrag, Bankspesen).
In den Liegenschaftsbuchhaltungen wird das Konto 1020 nicht geführt.
In den einzelnen Liegenschaftsbuchhaltungen wird das Scharnierkonto geführt (z.B. FIBU-Konto 1021, zwingend gleiche Nummer wie im Hauptbuch).

Aufbau einer Buchhaltung mit Scharnierfunktion

Das Hauptbuch wird als Buchhaltung mit der Buchhaltungsart 11 oder 21 eingetragen. Diese Buchhaltung kann z.B. die effektive FIBU des Eigentümers sein, in der die beiden Konten (Bank 1020 und Scharnierkonto 1021) ganz normal eröffnet werden. Sie kann auch nur die beiden Konten 1020 und 1021 umfassen.

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Stammdaten

1 In den Liegenschaftsbuchhaltungen wird nur das Scharnierkonto 1021 eröffnet.
2
Als Scharnierbuchhaltung wird die Nummer des Hauptbuches eingetragen.
3 Im Feld Gegenkonto Scharnierkonto wird das effektive Bankkonto des Hauptbuches eingetragen.

Mit diesem Aufbau sind alle notwendigen Verknüpfungen erstellt. Wenn nun in einer Liegenschafts-FIBU auf dem Scharnierkonto 1021 etwas definitiv verbucht wird, erfolgt automatisch eine Nachführung dieser Buchung im Hauptbuch. Somit ist das Konto 1020 im Hauptbuch jederzeit nachgeführt und ermöglicht einen Vergleich mit den Auszügen der Bank oder Post.

ACHTUNG:

Eine Scharnierung wird nicht rückwirkend ausgeführt. Wenn Sie ein Konto zu einem Scharnierkonto machen, nachdem bereits Buchungen darauf stattgefunden haben, werden diese Buchungen nicht nachträglich scharniert! Scharnierbuchungen werden auch nur ausgeführt, wenn die Buchung in der Liegenschaft definitiv verbucht wurde. Provisorische Buchungen/Erfassungen werden nicht scharniert. Ein Scharnierkonto kann von Zeit zu Zeit geleert werden (siehe Kapitel Jahresabschluss - Kontosaldo ausleeren).

Beispiele für die Verbuchung von Scharnierungen

Stammdaten

Buchungen

In diesem Register werden alle Buchungen auf einem Konto angezeigt, welches vorgängig in der Übersicht markiert wurde. Die Anzeige ist informativ, jedoch können mit einem Rechtsklick auf eine Buchung weitere Buchungsinformationen angezeigt werden.

Übersicht

In diesem Register werden alle zu einem markierten Konto vorhandene Buchungen angezeigt. Die Anzeige ist informativ, jedoch können mit einem Rechtsklick auf eine Buchung weitere Buchungsinformationen angezeigt werden.

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Dokumente

Sie können zu jedem Buchungsbeleg nachträglich noch Belege hinzufügen.

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Markieren Sie die gewünschte Buchung in der Übersicht und wechseln Sie ins Register Dokumente. Hier können Sie mittels Drag and Drop oder Klick auf «Einfügen», Dokumente aus der Dateiablage oder einer E-Mail hinzufügen.

Stammdaten

Budgetierung

Wenn für die Liegenschaft ein Budget erstellt wurde, ist hier der Budgetwert für das in der Übersicht markierte Konto ersichtlich.

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