Abrechnung
Systematischer Ablauf von STEG-Abrechnungen
Gemäss ZGB unterliegen STWE-Gemeinschaften dem Vereinsrecht und müssen daher auch eine ordnungsgemässe Buchhaltung mit Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben führen. Als Ausgaben werden im STEG alle Kosten bezeichnet, die anfallen. Als unterjährige Einnahmen werden die bezahlten Budgeterwartungen des Eigentümers bezeichnet.
Technisch erzeugt werden die Einnahmen im Rimo R5 durch den Sollstellungsprozess. Die Zahlungen werden zunächst erfolgsneutral auf dem Bilanzkonto des Eigentümers verbucht.
Integrationstabelle
Hier wird definiert, auf welches Konto die Sollbuchung der Sollstellung erfolgt. Die Bezeichnung für dieses Konto ist "Eigentümersammelkonto".
Mietzinsbestandteil
Als Mietzinsbestandteil im STEG ist standardmässig die Nr. 100 (teilweise auch die Nr. 50) definiert. Hier wird die Habenbuchung der Sollstellung gesteuert, also der eigentliche Ertrag. Die Bezeichnung für dieses Konto ist «Budgeterwartung».
Die Buchung bei der Sollstellung lautet immer 3060 an 3070, was zu einer neutralen Einnahmenseite in der Erfolgsrechnung führt. Durch die Erfassung verschiedener Kosten im Aufwand ergibt sich bis zur Erstellung der Abrechnung ein Verlust in Höhe der zu verteilenden Kosten.
Mit der Abrechnung werden diese Kosten nunmehr auf die Eigentümer verteilt. Beim Buchen der Abrechnung werden die Kosten dann auf die Bilanzkonti der Eigentümer belastet und das Konto 3060 in der Höhe der Gesamtkosten entlastet. Somit wird der "negative Ertrag" auf dem Konto 3060 gemindert um den Betrag des vorher ausgewiesenen Verlusts, was zu einem Gewinn/Verlust = 0.00 führt.
Abrechnung
Kontrolle Abrechnung-Stammdaten
Der Aufbau der Abrechnung erfolgt im Modul Liegenschaften. Die Abrechnung wird im Grundsatz gleich aufgebaut wir bei einer Mietliegenschaft.
Stammdaten
In Bezug auf STEG-Abrechnungen gibt es einige Besonderheiten, die Sie beachten müssen.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / ABRECHNUNG-STAMMDATEN REGISTER: ABRECHNUNG / STAMMDATEN
- 1 Abrechnungsnummer: Im Unterschied zu einer Mietliegenschaft empfehlen wir Ihnen bei STEGLiegenschaften die gesamte Abrechnung mit der Abrechnungsartnummer «Heiz- und Betriebskosten» abzurechnen. Dies ermöglicht Ihnen eine bessere Unterscheidung zwischen Mietliegenschaften und STEG-Liegenschaften.
- 2 Beginn/Ende Periode: Die Abrechnungsperiode entspricht dem Geschäftsjahr. Achten Sie bei Jahresübergreifenden Abrechnungen, dass Sie das korrekte FIBU-Jahr ausgewählt haben.
- 3 STEG-Abrechnung: Setzen Sie das Flag bei STEG-Liegenschaften. Dies bewirkt, dass Sie auf den Kostenstellen eine abweichende Verteilung zwischen Abrechnung und Budget definieren können.
- 4 Abgerechnete Kosten: Dieses Feld hat nur für Mietverträge in Mietliegenschaften Relevanz und kann bei diesen Abrechnungen leer bleiben.
Konti
Kontrollieren Sie, ob die Konti für die STEG-Abrechnung korrekt hinterlegt sind.
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1 Sammelkonto: In der Regel entspricht das Sammelkonto dem Eigentümersammelkonto gemäss Kontoplan.
- 2 Konto Verwaltungshonorar:
- 3 Rundungsdifferenzen:
4 Vorsteuerkorrektur:
Bei STEG-Liegenschaften ist hier keine Eingabe nötig, da es abweichend zu Mietliegenschaften kein zusätzliches Verwaltungshonorar für die Erstellung der Abrechnung gibt.
Das Differenzenkonto wird für eine allfällige Ausbuchung von Rundungsdifferenzen (Gesamtkosten verbuchen) benötigt und muss ein Konto aus der Bilanz sein. Die Rundungsdifferenz der Abrechnung muss im Folgejahr manuell in die Erfolgsrechnung umgebucht werden, damit diese bei der Verteilung wieder mit einbezogen wird.
Bei optierten STEG-Liegenschaften ist hier das entsprechende Vorsteuerkonto gemäss Kontoplan zu hinterlegen.
Abrechnung
Kontoliste
Nachdem die Abrechnung eröffnet ist, werden die Kontolisten erstellt. Mit dem Aufbau der Kontoliste gestalten Sie die Darstellung der Gesamtabrechnung. Meist kann eine Kontoliste nicht mehrfach für anderweitige Abrechnungskreise eingesetzt werden, da sich der Aufbau der Kontoliste nach dem Reglement der STEG-Gemeinschaft orientiert.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / ABRECHNUNG-STAMMDATEN REGISTER: KONTOLISTE / ERWEITERTE ANSICHT
Wir empfehlen Ihnen die Listennummer der Liegenschaftsnummer anzugleichen und eine eindeutige Bezeichnung für die Kontolisten zu verwenden. Mit der Eingabe der Liegenschaftsnummer in der Suche der Spalte «Listennr» werden Ihnen dann alle zur Liegenschaft gehörenden Kontolisten angezeigt.
WICHTIG:
Da bei STEG-Liegenschaften das Verwaltungshonorar als Aufwand gebucht wird, darf es beim Aufbau der Kontoliste auch nicht als Zeile geführt werden.
Beispiel einer Kontoliste
Kostenstelle
Nach dem Aufbau der Kontolisten wechseln Sie zurück ins Register «Abrechnung», wählen die entsprechende Abrechnung aus, und wechseln in das Unterregister «Kostenstelle». Hier werden nun die Kostenstellen mit der entsprechenden Abrechnung verknüpft. Die Kostenstellennummern der Kontolisten entsprechen den Nummern der Kostenstellen.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / ABRECHNUNG-STAMMDATEN REGISTER: ABRECHNUNG / KOSTENSTELLE / STAMMDATEN
Abrechnung
- 1 Kostenstellennummer: Wählen Sie die Kostenstelle der passenden Kontoliste aus.
- 2 Listennummer:
- 3 Kosten abrechnen:
- 4 Anteil in Prozent: 5 Schlüssel:
- 6 Gewichtungsfaktor:
- 7 Monatsgewichtung:
- 8 Budget Umlage :
Wählen Sie die zu verwendende Listennummer aus.
Ohne gesetztem Flag wird diese Kostenstelle nicht abgerechnet und erscheint auch nicht in der Abrechnung.
Das Total der Umlage Prozente 1 und 2 muss immer 100% ergeben. Die auf der Kostenstelle aufgelaufenen Kosten können nach maximal zwei unterschiedlichen Schlüsseln erfolgen (mieter- und/oder objektspezifische Schlüssel)
Haben Sie auf dem Objekt einen zusätzlichen Gewichtungsfaktor hinterlegt, werden Kosten zusätzlich nach diesem Faktor umgelegt.
Mit der Auswahl der Gewichtung werden die zu verrechnenden Kosten individuell pro Monat nach dieser Tabelle verteilt (z.B. Ein Eigentümer, der über die Sommermonate ein Objekt bewohnt, bezahlt weniger als der Eigentümer, der in den Heizmonaten im Objekt wohnt) Wählen Sie diese Tabelle nur für Heizkosten.
Falls Sie für die Budgetverteilung einen anderen Schlüssel als für die Abrechnung verwenden möchten, können Sie hier einen beliebigen Schlüssel für die Verteilung festlegen.
Vorbereitung / FIFO-Verbuchung
Der Heizmaterial-Vorrat per Abrechnungsstichtag kann, wie bei den Mietliegenschaften automatisch berechnet und verbucht werden. Damit diese Buchung korrekt erfolgen kann, ist abweichend zur Mietliegenschaft ein Bilanzkonto für den Materialvorrat in den Abrechnungsstammdaten zu hinterlegen. Anderenfalls würde der Vorrat als Erfolg bei Abschluss stehen bleiben.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / ABRECHNUNGS-STAMMDATEN REGISTER: ABRECHNUNG / KOSTENSTELLE
Steuerabzug / Steuerabzugsberechtigung
Mit dem Beleg für steuerabzugsberechtigte Kosten im Stockwerkeigentum können Sie Ihren Eigentümern die Dienstleistung bieten, Kosten der laufenden Abrechnungsperiode, welche den Steuern in Abzug zu bringen sind, gesondert aufzuführen und mittels separatem Steuerbeleg auszudrucken.
Wir empfehlen, die Bestimmung dieser Kostenarten mit einem Steuerexperten abzustimmen oder die Gemeinschaft selbst darüber entscheiden zu lassen.
Stammdateneinrichtung
Um die abzugsberechtigten Kosten ausweisen zu können, müssen die Fibu-Konti in den Kontolisten der Abrechnungs-Stammdaten als abzugsberechtigt markiert werden.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / ABRECHNUNGS-STAMMDATEN REGISTER: KONTOLISTE / KONTENSTAMM
Steuerabzug / Steuerabzugsberechtigung
1 Abzugsberechtigt: Steuerabzugsberechtigte Kosten lassen sich mit Flag pro Konto definieren. Voraussetzung ist, dass die Kosten auf einem separaten Konto gebucht sind. Mittels diesem Flag werden die Kosten pro Kostenstelle differenziert ausgeschieden.
Steuerabzug: Gesamtkostenabrechnung
Bei der Aufbereitung der Betriebskostenabrechnung werden die für die Steuern relevanten Kosten in zwei verschiedenen Belegarten aufbereitet. Einerseits in der Gesamtübersicht mit Anteil an den übrigen Kosten, andererseits als Einzelbeleg für jeden Eigentümer.
MENÜ: LIEGENSCHAFTEN / HKNK-ABRECHNUNG / ABRECHNUNG FUNKTIONSWAHL: KOSTENAUFSTELLUNG / KOSTEN RECHNEN
Rimo R5 - Version 5.4 Stockwerkeigentum
Steuerabzug / Steuerabzugsberechtigung
Steuerabzug: Einzelabrechnung
Bei den Einzelabrechnungen erhält der STEG-Eigentümer nebst seiner individuellen Kostenabrechnung auch einen individuellen Steuerbeleg mit seinem Kostenanteil.
MENÜ: LIEGENSCHAFTEN / HKNK-ABRECHNUNG / ABRECHNUNG FUNKTIONSWAHL: KOSTENAUFSTELLUNG / KOSTEN VERTEILEN ODER DEFINITIV SETZEN
Kontrolle der Betriebskostenabrechnung
Buchungen, die den Status „provisorisch“ haben, werden bei einer Aufbereitung der Abrechnung nicht berücksichtigt. Damit eine Liegenschaft abgerechnet werden kann, müssen alle erfassten (provisorischen) Buchungen, die in die relevante Periode gehören, definitiv verbucht werden. Dies betrifft sowohl die FIBU als auch die Kreditoren-Buchungen. Der schnellste und einfachste Vergleich, ob in einer Abrechnung alle relevanten Aufwände berücksichtigt sind, ist der Abgleich des Abrechnungs-Totals mit dem Verlust in der Erfolgsrechnung.
Die Aufbereitung der Gesamtkosten erfolgt über die Funktion:
MENÜ: LIEGENSCHAFTEN / HKNK-ABRECHNUNG / ABRECHNUNG
FUNKTIONSWAHL: KOSTENAUFSTELLUNG / KOSTEN RECHNEN
Mit der Aufbereitung der Gesamtkosten wird Ihnen das Total der abzurechnenden Kosten aufgeführt, das Sie mit der Erfolgsrechnung aus der Finanzbuchhaltung abgleichen können. Die zu verteilenden Kosten müssen mit dem Verlust in der Erfolgsrechnung deckungsgleich sein. Sollten sich hier Differenzen aufzeigen, können nachfolgende Ursachen dafür verantwortlich sein.
| Mögliche Ursachen | Behebung |
|---|---|
| Es sind nicht alle Buchungen im Modul Finanzbuchhaltung oder Kreditoren zum Stichtag definitiv verbucht. | Bordereaus in den jeweiligen Modulen prüfen und gegebenenfalls verbuchen. Funktion «Aufwand Verbuchen» im Modul Kredi-Integral / Verarbeitungen ausführen. |
| Nicht alle Konti sind in den Abrechnungsstammdaten in den Kontolisten zur Abrechnung berücksichtigt. | Gesamtkosten mit Flag «mit Kontonummer» aufbereiten und die einzelnen Kosten pro Konto mit der Erfolgsrechnung abgleichen. |
| Die Gesamtkostenabrechnung wurde erstellt und im Nachhinein wurden noch FIBU-Buchungen oder Kreditorenbuchungen getätigt. | In diesem Fall müssen die Buchungen verbucht und die Gesamtkostenabrechnung nochmals neu aufbereitet werden. |
STEG Abrechnung
| Eine abzurechnende Kostenstelle ist deaktiviert | In den Abrechnungsstammdaten, Unterregister Kostenstelle muss das Kontrollkästchen «Kosten abrechnen» mit einem Flag markiert sein. |
|---|---|
| Einer Kostenstelle sind keine Objekte zugeordnet | Die Objektzuweisung in den Abrechnungsstammdaten überprüfen |
STEG Abrechnung
Nach der Kontrolle der Abrechnung fahren Sie im Prozess der Abrechnungsaufbereitung fort. Im Grundsatz ist die Aufbereitung und der Ablauf einer STEG-Abrechnung gleich wie bei Mietliegenschaften. Es gibt jedoch speziell für das STEG einige Eigenheiten die wir nachfolgend im Detail behandeln:
Kosten definitiv setzen
Beim definitiv setzen werden die Kosten auf den Objekten bereitgestellt, ohne dass eine Buchung erfolgt. Wir empfehlen die Kostenverteilung vor der Versammlung definitiv zu setzen. Dabei ist aber zu beachten, dass ab diesem Stadium keine Buchungen in die Abrechnungsperiode mehr gemacht werden.
Kosten Buchen
Hier werden die Salden auf die Eigentümerkonten gebucht, Gegenkonto ist das Eigentümer-Sammelkonto. Weiter werden die Belastungen der Betriebskosten auf das Eigentümerkonto gebucht mit Gegenkonto Eigentümersammelkonto:
2101 Fibukonto Eigentümer / 3060 Eigentümersammelkonto
Verwaltungshonorar buchen
Diesen Schritt können Sie überspringen bei einer STEG-Abrechnung.
Gesamtkosten buchen
Ist an der Abrechnung nur eine Gemeinschaft STEG-Liegenschaft beteiligt, so erfolgt hier lediglich die Verbuchung der Rundungsdifferenz, da die Kosten nicht ausgebucht werden. Die Funktion muss aber dennoch ausgeführt werden. Sollten mehrere STEG Liegenschaften beteiligt sein, so werden die Kosten aus der Kosten-Fibu anteilsmässig auf die beteiligten Liegenschaften umgebucht, dies geschieht über das Verbindungs-Konto. Da Sie kein Verwaltungshonorar gebucht haben, setzen Sie das Flag bei « Gesamtkosten trotzdem verbuchen», ansonsten bricht der Vorgang ab.
Budgetierung
Budget erfassen
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / BUDGET REGISTER: BUDGETVERSION BEARBEITEN / ÜBERSICHT
Voraussetzung: Entsprechendes Geschäftsjahr ist in der Finanzbuchhaltung eröffnet
Wählen Sie die zu budgetierende FIBU und das Budgetjahr aus und drücken Sie Einfügen.
Budgetierung
Geben Sie dem Budget eine eindeutige Bezeichnung und speichern Sie die Eingabe. Anschliessend können Sie zum Register Budget bearbeiten wechseln.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / BUDGET REGISTER: BUDGETVERSION BEARBEITEN /BUDGET BEARBEITEN
Hier können Sie die Budgetzahlen pro Konto erfassen und speichern. Die Betragseingaben können sowohl in der Spalte Soll oder Haben erfolgen. Falls Sie alle Zahlen in der gleichen Spalte erfassen möchten, können Sie auch mit entsprechendem Vorzeichenwechsel +/- arbeiten. Bitte beachten Sie, dass Sie nur solche Konti budgetieren, die auch in der Abrechnung berücksichtigt werden. Anderenfalls werden diese nicht für die Budgeterwartungen verwendet.
In der Spalte Anmerkungen können Sie zu jeder Position eine Bemerkung erfassen. Diese kann dann bei Bedarf mit angedruckt werden. Machen Sie dazu einen Doppelklick in das Feld und erfassen Sie den Text in dem Popup-Fenster. Speichern Sie die Eingabe mit dem markierten Schalter.
Budget Verteilen
Wenn Sie das Budget gespeichert haben, wird es mit diesem Schalter hier verteilt.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / BUDGET REGISTER: BUDGETVERSION BEARBEITEN /BUDGET BEARBEITEN
Sie gelangen zu nachfolgender Maske, welche sich in einem separaten Register öffnet und sehr sorgfältig abzufüllen ist.
1 Abrechnungsjahr: Hier wird immer das letzte abgerechnete Jahr eingetragen, nicht das Budgetjahr. Das dient dem Korrekten Vorjahresbergleich.
2 Stichtag: Der Stichtag bezieht sich auf die Zeitachse der gewählten Schlüssel. Der an diesem Tag gültige Schlüssel wird verwendet.
3 Budget abspeichern: Mittels der Funktion „Budget abspeichern“ wird die Budgeterwartung definitiv. Solange also das Budget von der STEG-Gemeinschaft nicht genehmigt wurde, empfehlen wir Ihnen das Budget noch nicht zu speichern. Beim
Budgetierung
| Speichern wird der Mietzinsbestandteil "Budgeterwartung" inkl. Fälligkeiten geschrieben. | ||
|---|---|---|
| 4 | Fälligkeiten immer: | Wenn die definierten Fälligkeiten immer gesetzt werden sollen, dann bitte das Feld aktivieren. Wenn die Fälligkeiten nur für neue Eigentümer gesetzt werden sollen, bleibt das Feld leer. |
| 5 | Schlüssel aus Abrg.: | Hier wählen Sie, ob das Budget gemäss den auf der Kostenstelle eingetragenen Schlüssel oder komplett nach einem hier gewählten Schlüssel (z.B. Wertquote) verteilt wird. Letzteres empfiehlt sich für eine neue Liegenschaft, da hier keine Verbrauchswerte des Vorjahres zugrunde gelegt werden können. |
| 6 | Gültig ab: | Ab diesem Datum wird die neue Budgeterwartung gültig. Standard hier ist der Beginn des Geschäftsjahres. |
| 7 | Fälligkeiten: | Hier wird die Fälligkeit der Budgeterwartungen definiert, die dann im Eigentumsverhältnis erstellt wird. |
| 8 | Sortierung: | Mit der „Sortierung nach“ kann die Darstellungsform der Einzelbudget pro Eigentümer gewählt werden. |
| 9 | Bezeichnung: | Bei der Aufbereitung des Budgets kann angewählt werden, ob die Bezeichnung im Einzelbudget gemäss Kostenstelle oder Verteilschlüssel angedruckt werden soll. Zusätzlich können optional auch die Nummer der Kostenstelle angedruckt werden |
Die Budgetverteilung kann mehrmals und nach diversen Schlüsseln aufbereitet werden. Beim wiederholten Aufbereiten auf den gleichen Stichtag erhalten Sie jedoch nachfolgendes Dialogfenster, wenn das Budget bereits abgespeichert wurde.
Die Berechnung der neuen Budgeterwartung kann wahlweise belassen oder überschrieben werden. Mit «alle überschreiben» wird die Verteilung komplett neu abgespeichert.
Budget kopieren
In Register „Budget kopieren“ haben Sie die Möglichkeit ein oder mehrere Budgets in ein gewünschtes Jahr zu kopieren. Wählen Sie hier bitte die Finanzbuchhaltungen(en) mit dem zu kopierenden Jahr sowie die Kopierart aus, drücken Sie anschliessend auf Suchen.
Voraussetzung: Entsprechendes Geschäftsjahr ist in der Finanzbuchhaltung eröffnet
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / VERARBEITUNGEN / BUDGET REGISTER: BUDGET KOPIEREN
Diese Kopierarten stehen Ihnen zur Verfügung:
| 1 | Kopiert das Vorjahresbudget auf das neue Budget |
|---|---|
| 2 | Kopiert die effektiven Vorjahreszahlen auf das neue Budget |
| 3 | Passt das Vorjahresbudget an den aktuellen Kostenstand an |
| 4 | Passt die effektiven Vorjahreszahlen an den neuen Kostenstand an |
| 5 | Passt das Vorjahresbudget um X Prozent an |
| 6 | Passt die effektiven Vorjahreszahlen um X Prozent an |
| 7 | Passt das Vorjahresbudget um X Franken an |
| 8 | Passt die effektiven Vorjahreszahlen um X Franken an |
| 9 | Neues Budget pro Zeile individuell abfüllbar |
- Bei 3 + 4 werden die Felder Indexnummer + Index Alt/Neu benötigt. Das Feld «Anpassung» bestimmt, zu wie viel % die Differenz zwischen Index Neu und Alt angerechnet werden soll.
-
- Bei 3 – 8 wird das Feld Anpassung benötigt.
Wenn die Auswahl getroffen ist, bestätigen Sie mit OK und nach der Kontrolle speichern Sie mit der Diskette ab.
Kapitalnachweis und Verrechnungssteuer
Anschliessend können Sie das Budget wie unter Kap. 10.1 beschrieben nachbearbeiten und verteilen.