Liegenschaft - Dokumente (E-Dossier)
Sie finden zu den Stammdaten aller Module jeweils das Register «Dokumente». Dieses Register dient der Digitalisierung von Dokumenten, welche Sie dann jederzeit innerhalb von Rimo R5 zur Verfügung haben.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / DOKUMENTE
1 Die Auswahl der zur Verfügung stehenden Dokutypen hängt vom entsprechenden Modul und den 1 dazugehörenden Stammdaten ab.
Ziehen Sie die gewünschte Datei (auch mehrere Dateien möglich) mit Drag & Drop (gehaltenem Linksklick) ins Rimo R5. Es öffnet sich ein Popup, in welchem Sie die Dossiergruppe und den Titel für das Dokument definieren. Alternativ öffnet sich der Explorer auch mit Klick auf das Icon «Einfügen» im Menüband.
Liegenschaft
Pro Dokumentengruppe ist definiert, welche Dokumententypen (bspw. Bild, Video, Dokumentation, Mietvertrag, Brief) für die Ablage von Dokumenten zur Verfügung stehen.
Diverse Reports, Briefe, Abrechnungen usw. können direkt mit einem Klick auf das im Menüband, in der Registerkarte «Report» zur Verfügung stehende Icon «E-Dossier» abgelegt werden:
Das E-Dossier wird in der Schulungsdokumentation «Verarbeitungen zur Liegenschaft» im Detail erläutert.
Liegenschaft - Hilfsfunktionen
Mit nachfolgenden Hilfsfunktionen sind Massenänderungen für diverse Stammdaten möglich.
Hilfsfunktion Bewirtschaftungsteam «Zuständigkeiten ändern»
Sie haben die Möglichkeit das Bewirtschaftungsteam (Zuständigkeiten) mit einer Massenmutation zu ändern. Sie finden diese Funktion in der Kundenadministration:
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / MODULE / ZUSTÄNDIGKEITEN REGISTER: ZUSTÄNDIGKEITEN
In dieser Maske haben Sie die Möglichkeit, Ihr Portfolio nach unterschiedlichen Kriterien zu filtern, falls Sie nur in einzelnen Liegenschaften die Zuständigkeit ändern möchten. Sie können ohne Filter auch alle Liegenschaften anzeigen lassen. Setzen Sie jedoch mindestens das Flag bei «Liegenschaft» oder bei «Fibu». Nach dem Sie Ihre Selektion getroffen haben, klicken Sie auf «Weiter».
Liegenschaft
Hier können Sie nun die Zuständigkeiten ersetzen.
- 1 Wählen Sie die zu ändernde Zuständigkeit (Buchhalter, Sachbearbeiter, etc.) aus.
- 2 Wählen Sie hier, welchen bisherigen Nutzer Sie ändern möchten. Ist die zu ändernde Zuständigkeit noch keinem Benutzer zugeordnet und somit leer, können Sie dieses Feld leer lassen.
- 3 Wählen Sie hier den neu zuständigen Benutzer. Der neue Benutzer muss für die gewählte Benutzerrolle verfügbar sein damit die Änderung durchgeführt werden kann.
- 4 mit einem Klick auf den Button «Ersetzen» wird die Änderung vorgenommen.
- 5 Das Flag in der Spalte «geändert» zeigt an, dass in dieser Zeile etwas verändert wurde.
- 6 Klicken Sie auf «Speichern», um die Änderungen zu aktivieren. Sollten Sie die Änderungen verwerfen wollen, klicken Sie auf «Zurück» und verneinen das dann erscheinenden Dialogfenster.
5.13.2 Hilfsfunktion - Bewirtschaftungsteam «Benutzer zu Liegenschaft (und Finanzbuchhaltung)»
Mit der Hilfsfunktion «Benutzer zu Liegenschaft» können Sie die Benutzer in ihren Rollen direkt einem «Bewirtschaftungsteam» der «Liegenschaft» bzw. «Finanzbuchhaltung» zuordnen:
- MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / MODULE / BENUTZERVERWALTUNG
FUNKTION: BEWIRTSCHAFTUNGSTEAM: BENUTZER ZU LIEGENSCHAFT
Gebäude
Änderung Verwaltungsgebiet
Mit der Hilfsfunktion «Änderung Verwaltungsgebiet» können Sie in Liegenschaften, Objekten, FIBUS und Abrechnung das zuständige Verwaltungsgebiet ändern.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / MODULE / BENUTZERVERWALTUNG FUNKTION: ÄNDERUNG VERWALTUNGSGEBIET
Gebäude
Zu jeder erfassten Liegenschaft wird im Rimo R5 automatisch ein Gebäude mit der gleichen Adresse gespeichert. Das automatisch angelegte Gebäude erhält die Gebäudenummer «1».
Beim Gebäude wird die physische Einheit aufgezeigt bzw. erfasst. Es besteht die Möglichkeit, weitere Gebäude mit einer fortlaufenden Nummerierung zu erstellen und analog zu ergänzen.
Gebäude - Stammdaten
In der Übersicht werden alle erfassten Gebäude angezeigt und in den Stammdaten können diverse Kennzahlen zum Gebäude erfasst werden.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: GEBÄUDE / STAMMDATEN
Haus
Gebäude - Gebäudeversicherung
In den Stammdaten des Unterregister «Gebäudeversicherung» kann zu Informationszwecken die Gebäudeversicherungs-Nummer angegeben werden. Die Erfassung der Daten erfolgt unter «Liegenschaften / Stammdaten / Versicherung».
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: GEBÄUDE / GEBÄUDEVERSICHERUNG
Gebäude - Häuser
Hier werden die Häuser angezeigt, die dem Gebäude im Verlauf der Neuerfassung zugewiesen wurden.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: GEBÄUDE / HÄUSER
Sollte ein Haus versehentlich einem falschen Gebäude zugewiesen worden sein, so kann dies auch nachträglich geändert werden.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / MODULE / LIEGENSCHAFTEN FUNKTION: GEBÄUDENUMMER AUF HAUS ÄNDERN
Haus
Hier werden die Hauseingänge angezeigt. Im Rahmen der Erfassung der Liegenschafts-Stammdaten wird beim Speichern auch ein Haus mit der gleichen Adresse wie die Liegenschaft gespeichert. Es können bei einer Überbauung aber auch mehrere Häuser (Hauseingänge) zu einer Liegenschaft erfasst werden.
Haus - Stammdaten
In der Übersicht werden alle erfassten Häuser der Liegenschaft angezeigt. Damit auf den Objekten die korrekte Adresse angezeigt wird, ist es wichtig, pro Adressierung (Hausnummer) ein separates Haus zu erfassen.
Haus
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN-LIEGENSCHAFT REGISTER: HAUS / STAMMDATEN
Im Zusammenhang mit der Registerharmonisierung des Bundesamtes für Statistik ist es zwingend notwendig, für jeden Hauseingang einer Liegenschaft ein entsprechendes Haus zu erfassen. Bei den Stammdaten können diverse Kennzahlen des Hauses hinterlegt werden.
Haus - Objekte
Hier werden alle erfassten Objekte zum jeweils in der Übersicht markierten Haus angezeigt.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: HAUS / OBJEKTE
Haus - Geräte anzeigen
Dieses Unterregister wird nur eingeblendet, wenn Sie das Modul «Technische Verwaltung» lizensiert haben. Es zeigt die erfassten Geräte zum markierten Haus.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: HAUS / GERÄTE ANZEIGEN
Etage
Haus - Partner
Details zur Erfassung finden Sie in den Schulungsunterlagen «Partnerlisten»
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: HAUS / PARNER
Gebäudenummern auf Häusern ändern
Das Feld «Gebäude» kann in den Stammdaten nachträglich nicht mehr geändert werden. Mit dieser Funktion können Sie Häuser anderen Gebäuden zuweisen.
Etage
Hier werden alle Etagen der in den Objektstammdaten zum Objekt erfassten Etagen angezeigt.
Etage - Stammdaten
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: ETAGE / STAMMDATEN
Objekt
Die Übersicht entsteht aus der Objekterfassung und zeigt die Eingabe, welche im Feld «Etagennummer» hinterlegt wurde. Die Stockwerkbezeichnung wird aus der Hilfstabelle, in welcher die Stockwerknummern erfasst wurden, übernommen. In den Stammdaten können Sie mit Rechtsklick im Feld «Stockwerknummer») in die Kundenadministration abspringen und eine weitere Stockwerknummer hinterlegen.
Etage - Objekte
Hier werden alle Objekte zur ausgewählten Etage angezeigt.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: ETAGE / OBJEKTE
Objekt
Das Objekt entspricht dem vermietbaren Element und ist statisch. Eine Änderung in den Objektdaten erfolgt im Normalfall nur bei Umbauarbeiten.
Nummernvergabe
Grundsätzlich bestehen bei der Vergabe der Objektnummern keine Einschränkungen. Wir empfehlen Ihnen hierbei jedoch, die max. zur Verfügung stehenden fünf Stellen (1-99999) komplett zu verwenden.
Objekt
Beispiel für den Aufbau einer 5-stelligen Objektnummernvergabe:
- Nr. 11001 Wohnung / Hauseingang Nr. 1 / EG / links
- Nr. 13202 Wohnung / Hauseingang Nr. 3 / 2. OG / rechts bzw. zweite WHG von links Nr. 22103 Büro / Hauseingang Nr. 2 / 1. OG / Gewerbeobjekt Nr. 3 im 1. OG Nr. 52001 Hobbyraum / Hauseingang Nr. 2 (z.B. pro Haus; Nr. 52001 - 52002) Nr. 70001 Aussenabstellplatz Nr. 1 (z.B. 50 AAP; Nr. 70001 - 70050 / unabhängig von Etage) Nr. 80001 Einstellplatz Nr. 1 (z.B. 150 EHP; Nr. 80001 - 80150 / unabhängig von Etage)
Mit diesem Konzept können Sie schon anhand der Objektnummern erkennen, wo das Mietobjekt liegt und um was für ein Mietobjekt es sich handelt.
Hier eine weitere Möglichkeit mit einer 4-stelligen Nummerierung
Stockwerkeigentum (STEG) & Miteigentum (MEG)
Bei STEG- oder MEG-Liegenschaften empfehlen wir Ihnen, die Definition der Objektnummern aufgrund der Stockwerkeinheit-Nummern gemäss Begründungsakt oder Grundbuch-Nummern definiert.
Objekt - Stammdaten
In der Objektübersicht werden alle erfassten Objekte, in der erweiterten Ansicht mit diversen Eingaben aus den Registern angezeigt.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: OBJEKT / STAMMDATEN
Objekt
- 1 Im Block «Grunddaten» werden die Stammdaten zum jeweiligen Objekt erfasst.
- 2 Die Angaben unter «Mietvertragsdaten» werden auf dem Mietvertrag für den Mieter aus Rimo R5 angedruckt.
Hinweis:
Es besteht die Möglichkeit, gleichartige Objekte über die Kopierfunktion anzulegen. Beachten Sie dazu die Erklärungen im Kapitel «Kopieren Datensatz».
Objekt
Mietvertrag aus Objekt erstellen
Mit einem Rechtsklick auf das Objekt oder über das Kontextmenü gelangen Sie direkt in den Mietvertrag Erfassungsassistenten.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: OBJEKT / STAMMDATEN
Objektstatus
Der Objektstatus wird im Rahmen der Immobilienprozesse jeweils automatisch geändert.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: OBJEKT / STAMMDATEN
0 vermietet: Das Mietobjekt ist vermietet.
1 gekündigt: Das Mietverhältnis wurde gekündigt.
2 leerstehend: Das Mietobjekt ist weder vermietet noch bewohnt. Dieses Objekt ist dem Mieter «Leerstand» als Mietverhältnis zugewiesen.
Objekt
- 4 MV unterwegs: Für dieses Mietobjekt wurde ein erstellt. Der Mietzins wurde jedoch noch nicht auf definitiv gesetzt (In der Praxis sollte dieser Objektstatus beibehalten werden bis der vom Mieter unterschriebene Mietvertrag zurück ist).
- 5 reserviert: Das Mietobjekt wurde für einen Interessenten reserviert.
- 6 STEG-Objekt: Der Status STEG-Objekt gilt ausschliesslich für Objekte im Stockwerkeigentum.
- 9 annulliert: Dieser Status wird manuell gesetzt, wenn Sie ein Objekt nicht mehr verwalten oder dieses Objekt infolge Umbauarbeiten nicht mehr benötigt wird. Objekte mit diesem Status werden nicht zu den lizenzierten Objekten gezählt.
- 21 Kostenträger: Objekte, welche nur für eine eingerichtete Vorkostenstelle erfasst wurden.
- Vorkostenstelle
Objektwerte
Die Box «Objektwerte» enthält weitere informative und prozessbezogene Felder.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: OBJEKT / STAMMDATEN
- 1 Der Eintrag im Feld Fläche kann im Mieterspiegel und auf dem Mietvertrag aus Rimo R5 angedruckt werden.
- 2 Diese Angabe wird nur für Publikationen gezogen und hat rein informativen Charakter.
- Das Feld «Verbuchungsdatum» zeigt, bis wann für dieses Objekt Sollstellungen verbucht wurden.
- 3 Dieses Datum wird während dem Prozess «Sollstellungen, Stornierung» automatisch gepflegt, und kann nicht manuell angepasst werden.
Objekt
Objekt - Inserat
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: OBJEKT / INSERAT
Die Unterregister «Inseratedaten», «Medien», «Marktplätze» und «Publikationshistory» werden für die Publikation von Inseraten auf Internet-Marktplätzen benötigt. Detaillierte Erklärungen dazu finden Sie in der Schulungsdokumentation «Inserierung».
Objekt
Objekt - Schlüsselwert
Im Register «Schlüsselwert» werden alle objektspezifischen Schlüssel aufgeführt, welche in den Stammdaten der Liegenschaft im Register «Schlüssel» definiert (siehe Kapitel «Liegenschaft – Schlüssel») wurden.
Die Schlüsselwerte werden bei einer Mietliegenschaft für die Verteilung der Kosten in der HK/NKAbrechnung und bei einer STEG-Liegenschaft für die Verteilung der Gesamtkosten herangezogen.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: OBJEKT / SCHLÜSSELWERT
Die Gültigkeit der Schlüsselwerte wird auf einer Zeitachse dargestellt. Mit Klick auf das Icon «Einfügen» können Sie eine neue Gültigkeit für einen Schlüsselwert erfassen. Mit Klick auf «Speichern» wird im vorgängig gültigen Schlüsselwert automatisch das Gültig bis Datum gesetzt.
Bitte beachten Sie, dass das Total der Schlüsselwerte der Liegenschaft in diesem Fall ebenfalls angepasst werden muss.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / SCHLÜSSEL
Objekt - Informationen
Hier werden einige weitere Daten zum Objekt angezeigt.
Historie Mietverhältnisse
Hier werden alle Mietverhältnisse des markierten Objekts historisiert mit dem letzten gültigen Mietzins angezeigt. Die Anzeige ist rein informativ. Mit Rechtsklick auf einen Eintrag oder Doppelklick können Sie direkt zum Mietverhältnis abspringen.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: OBJEKT / INFORMATIONEN / MIETVERHÄLTNISSE
Objekt
Geräte
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: OBJEKT / INFORMATIONEN / GERÄTE
Dieses Unterregister wird nur eingeblendet, wenn Sie das Modul «Technische Verwaltung» lizensiert haben. Es zeigt die erfassten Geräte zum markierten Objekt.
Bewohner
Hier werden informativ alle Bewohner zum aktuellen Mietverhältnis angezeigt.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: OBJEKT / INFORMATIONEN / BEWOHNER
Objekt
In der Spalte «Verwendung» sehen Sie um welche Art Bewohner es sich handelt Mieter (MI), Untermieter (UM) oder Kinder (KD).
Buchungen
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: OBJEKT / INFORMATIONEN / BUCHUNGEN / ÜBERSICHT
Hier werden alle Buchungen aus dem Prozess «Buchungen Mieterkonto» angezeigt, in welchen das entsprechende Objekt eingetragen ist.
Wenn beim Buchungsvorgang ein Dokument hinzugefügt wurde, wird auch dieses zur vorgängig markierten Buchungszeile in den Dokumenten angezeigt
Mieter & STEG-Eigentümer
Objekt - Obligatorische Einlage
Dieses Register wird nur eingeblendet, wenn Sie das Modul «Anteilschein» lizensiert haben. Details dazu werden in der Schulungsdokumentation «Anteilschein» erläutert.
Objekt - Partner
Details zur Erfassung finden Sie in den Schulungsunterlagen «Partnerlisten».
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: OBJEKT / PARTNER
Mieter & STEG-Eigentümer
Die Erfassung der Mieter & STEG-Eigentümer kann über den Mietvertrag Erfassungsassistenten erfolgen, welcher im separaten Kapitel erklärt wird.
Die manuelle Erfassung erfolgt über den separaten Menüpunkt Mieter & STEG-Eigentümer. Hier werden alle zu einer Liegenschaft gehörenden Mieter sowie die dazu gehörenden Mietverhältnisse bearbeitet.