06 · Verwaltungshonorar buchen bis HK/NK-Abrechnung stornieren

Verwaltungshonorar buchen

Das Verwaltungshonorar wird beim Buchen der Abrechnung nur gerechnet und in der Abrechnung ausgewiesen.

Verwaltungshonorar verbuchen

Die Verbuchung erfolgt in einem separaten Schritt. Dabei wird im Soll das in den Abrechnungsstammdaten eingetragene Konto im Feld «Verwaltungshonorar Kosten» bebucht. Somit sind alle verrechneten Kosten auch buchhalterisch erfasst.

Die Abrechnung erhält danach den Status «Verwaltungshonorar gebucht» .

MENÜ: LIEGENSCHAFT / HKNK-ABRECHNUNG / VERWALTUNGSHONORAR BUCHEN FUNKTIONSWAHL: VERWALTUNGSHONORAR: VERBUCHEN

1 Habenkonto: Variante 1: Das Verwaltungshonorar wird auf das Passivkonto «Kreditor Verwaltung» gebucht und später separat ausbezahlt.

Variante 2: Wenn Sie in den Abrechnung-Stammdaten, Register "Honorar als Kreditorenrechnung" den Kreditor gepflegt haben, können Sie das Honorar direkt als Kreditorenrechnung buchen und den Betrag via Modul Kredi-Integral ausbezahlen. Dieses Eingabefeld ist mit dieser Variante inaktiv.

2 Buchungsdatum:
MWST-Code
3 berücksichtigen
4 Kreditorenrechnung buchen:
5 Abrechnung an Eigentümer:
Wählen Sie das gleiche Datum wie beim Buchen der Kosten.

wird das Flag gesetzt (Buchung nicht über Kredi-Integral), so wird auch im Haben mit dem Code gemäss dem gewählten Fibukonto gebucht. Wird das Flag Bei «Kreditorenrechnung buchen» gesetzt, sind diese Felder 2+3 nicht verfügbar.

Mit gesetztem Flag wird das Verwaltungshonorar als Kreditorenrechnung gebucht und steht anschliessend im Modul Kredi-Integral zur Auszahlung bereit. Ist nur mit der Variante 2 unter Punkt 1 möglich.

Mit gesetztem Flag werden weitere Eingabefelder frei. Der Abrechnungszeitraum der HKNK-Abrechnung wird in der Abrechnung an den Eigentümer (Briefform) automatisch angedruckt.

Verwaltungshonorar buchen

Verbuchungsjournal ohne Kreditorenrechnung buchen

Bei dieser Variante wird das vorgängig angegebene Konto Kreditoren Verwaltung bebucht.

Verbuchungsjournal mit Kreditorenrechnung buchen

Bei dieser Variante wird automatisch das in den FIBU-Stammdaten hinterlegte Kreditorenkonto bebucht.

Verwaltungshonorar buchen

Korrespondenz Verwaltungshonorar an Eigentümer (Schreiben)

Mit dem Verbuchen des Verwaltungshonorars wird auch die Abrechnung des Verwaltungshonorars pro Abrechnung aufbereitet. Diese kann bei Bedarf im «E-Dossier» des Eigentümers abgelegt werden.

Gesamtkosten verbuchen

Verwaltungshonorar stornieren

Mit dem Stornieren des Verwaltungshonorars werden die Buchungen storniert.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / HKNK-ABRECHNUNG / VERWALTUNGSHONORAR BUCHEN FUNKTIONSWAHL: VERWALTUNGSHONORAR: VERBUCHEN

Achtung:

Mit dem Stornieren des Verwaltungshonorar werden die im Modul «Kredi Integral» erzeugten Rechnungen nicht automatisch gelöscht. Diese Rechnungen müssen auf nicht zahlen gesetzt werden, es müssen Gutschriften dazu erfasst werden, um dann die Rechnungen mit den Gutschriften verrechnen zu können. Details dazu finden Sie in der Schulungsdokumentation «Kredi Integral.

Gesamtkosten verbuchen

Beim Verbuchen der Gesamtkosten werden die Aufwandkonten der HKNK-Abrechnung auf das Sammelkonto gemäss Abrechnungsstammdaten ausgebucht, d.h. die Aufwandkonten werden entlastet (auf Null gesetzt). Das Sammelkonto wird nach dem Verbuchen der Gesamtkosten ebenfalls den Saldo Null aufweisen, da der Saldo nach den Mieterbuchungen dem Gesamtaufwand der Aufwandkonten entspricht. Die Rundungsdifferenzen werden auf das in den Abrechnungs-Stammdaten hinterlegte Konto ausgebucht.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / HKNK-ABRECHNUNG / GESAMTKOSEN VERBUCHEN FUNKTIONSWAHL: GESAMTKOSTEN: VERBUCHEN

Gesamtkosten verbuchen

1 Buchungsdatum: Verwenden Sie das gleiche Buchungsdatum wie beim Buchen der Kostenverteilung.

Verbindungs-Konto:

Das Verbindungskonto hat die Funktion, bei einer Heizabrechnung über mehrere Liegenschaften allfällige Gutschriften und Belastungen auszugleichen. Das Feld ist nur aktiv und muss gepflegt werden, wenn die Abrechnung über Objekte mehrerer Liegenschaften erfolgt. Das eingetragene Konto muss auch im Kontoplan aller beteiligten Liegenschaften vorhanden sein.

3 Verwaltungshonorar noch nicht gebucht:

Die Gesamtkosten können grundsätzlich nur dann verbucht werden, wenn das Verwaltungshonorar gebucht wurde, die Abrechnung also den Status "Verwaltungshonorar gebucht" aufweist.

in Fehlerjournal eintragen:

Wählen Sie IMMER diese Variante bei Mietliegenschaften

Gesamtkosten trotzdem verbuchen:

Diese Option bietet für STEG die Möglichkeit, Gesamtkosten zu verbuchen, ohne dass das Verwaltungshonorar gebucht wurde (bei STEG wird kein Verwaltungshonorar gebucht).

Gesamtkosten verbuchen

Mit Klick auf OK werden die Gesamtkosten verbucht und das Buchungsjournal ausgegeben. Wir empfehlen Ihnen dieses zu exportieren und abzuspeichern.

Im Prozesslog werden die Integrationsbuchungen in die Finanzbuchhaltung angezeigt.

Wir empfehlen Ihnen das Verbuchungsjournal zu exportieren und abzuspeichern.

Die Abrechnung erhält mit diesem Schritt wieder den Status «bereit». Beginn und Ende der Abrechnungsperiode werden automatisch auf die nächste Abrechnungsperiode hochgesetzt:

Auswertungen & Buchungsjournale

Bei der Verbuchung der HK/NK-Abrechnung wird sowohl das Akonto-Konto pro Mieter als auch das Mieter-Sammelkonto bebucht.

FIBU-Buchungsjournal

MENÜ: LIEGENSCHAFT / AUSWERTUNGEN / REPORTS ORDNER: KONTROLLLISTEN HK/NK: KOSTENVERTEILUNG FIBU-BUCHUNGSJOURNAL

Mieter-Buchungsjournal

MENÜ: LIEGENSCHAFT / AUSWERTUNGEN / REPORTS ORDNER: KONTROLLLISTEN HK/NK / KOSTENVERTEILUNG MIETER-BUCHUNGSJOURNAL

HK/NK-Reports: Wiederaufbereitung

In Rimo R5 können Sie sämtliche Daten bzw. die entsprechenden Reports, welche Sie während des HK/NKAbrechnungsprozesses erstellt oder verarbeitet haben, in den Reports im Modul «Liegenschaft» nochmals aufbereiten.

Folgende Reports stehen zur Verfügung:

MENÜ: LIEGENSCHAFT / AUSWERTUNGEN / REPORTS REPORT-ORDNER: HKNK-ABRECHNUNG

Bemerkung:

Nur Abrechnungen, welche in Rimo R5 erstellt worden sind, können in den Reports erneut aufbereitet werden. Die Inhalte werden identisch wie zum Zeitpunkt der Erstellung erstellt. Handelt es sich um einen Brief oder Einzahlungsschein, greift Rimo R5 auf die aktuellen Daten zu.

Auswertungen & Buchungsjournale

FIBU-Report «Kontoblatt HKNK»

Mit dem Report «Kontoblatt HKNK» können Sie die abrechnungsrelevanten HK/NK-Buchungen einer HK/NK-Periode vor Generierung der «HK/NK-Kostenaufstellung» und nach Verbuchung der «HK/NKAbrechnung (inkl. Gesamtkostenausbuchung)» überprüfen bzw. auswerten.

In diesem Report können wahlweise auch die «Verwaltungshonorar-» und «Heizmaterial Bestandesbuchungen» berücksichtigt werden.

Selektion vor Verbuchung HK/NK-Abrechnung

Dieser Report kann zur Vorbereitung bzw. Überprüfung der «abrechnungsrelevanten HK/NK-Buchungen» inkl. «Total der Vorperiode (HK/NK)» gegenüber «HK/NK-Kostenaufstellung» genutzt werden.

Hierfür geben Sie gemäss untenstehendem Beispiel bzw. Selektionsmaske die entsprechende Finanzbuchhaltung, HK/NK-Konten, HK/NK-Periode und ohne Häkchen bei «inkl. Gesamtkostenausbuchung» wie folgt ein:

MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / AUSWERTUNGEN / REPORTS REPORT: KONTOBLATT HKNK

Auswertungen & Buchungsjournale

Selektion nach Verbuchung HK/NK-Abrechnung

Nach Verbuchung der HK/NK-Abrechnung bzw. «Gesamtkosten verbuchen» können Sie mittels Report «Kontoblatt HK/NK» überprüfen, ob die «HK/NK-Gesamtkosten» bei HK/NK-Fibukonten ausgebucht wurden und die Salden somit CHF 0.00 betragen.

Hierfür setzen Sie gemäss untenstehendem Beispiel bzw. Selektionsmaske bei « inkl. Gesamtkostenausbuchung » das Häkchen wie folgt:

MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / AUSWERTUNGEN / REPORTS

REPORT: ALLGEMEINE LISTEN / KONTOBLATT HKNK

Mieterauszahlungen

Im Anschluss an die Verbuchung der Kosten (sobald die Saldi auf dem Debitor gebucht sind) können die Mietersaldi ausbezahlt werden. Sie können dabei wählen zwischen der manuellen und automatischen Auszahlung.

Automatische Mieterauszahlungen via Modul Kredi-Integral

Bei der automatischen Mieterauszahlung haben Sie die Möglichkeit, den Saldo der Auszahlung über die Buchungsart einzugrenzen. Die Ausbuchung der HK/NK-Saldi erfolgt immer mit der Buchungsart 38.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / VERARBEITUNGEN / MIETERAUSZAHLUNGEN

FUNKTIONSWAHL: AUTOMATISCHE MIETERAUSZAHLUNGEN

Mit Klick auf die Schaltfläche «Automatische Mieterauszahlungen» gelangen Sie zur Selektionsmaske:

Mieterauszahlungen

1
1 Zahlverfahren Abrechnung: Mit gesetztem Flag werden nur Mieter berücksichtigt, bei welchen in den Stammdaten das Zahlverfahren «Auszahlung via Kredi» hinterlegt ist.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche «Weiter» gelangen Sie zur nächsten Eingabemaske.

1 Buchungsart: 2 Mindestbetrag: 3 Nachmalige Höchstschuld:

Wählen Sie die Buchungsart «38 Ausbuchung HK/NK-Saldi».

Guthaben werden erst ab dem hier definierten Betrag ausbezahlt.

Weist das Konto des Mieters einen Schuldsaldo aus, der den hier erfassten Betrag übersteigt, werden keine Guthaben ausbezahlt. Ohne gesetztes Flag werden keine Guthaben ausgezahlt, wenn auf dem Mieterkonto (Debitor) noch eine Schuld besteht.

Mit Klick auf die Schaltfläche «Weiter» werden die Saldi auf den «Pseudo»-Kreditor «ZZ 99999 Mieterauszahlung» gestellt.

Mieterauszahlungen

MENÜ: LIEGENSCHAFT / VERARBEITUNGEN / MIETERAUSZAHLUNGEN

FUNKTIONSWAHL: AUTOMATISCHE MIETERAUSZAHLUNGEN

Hier wird nunmehr aus der Schuld an dem Mieter eine Schuld an den Kreditor 99999 gemacht. Ergo das Mieterkonto ist wieder ausgeglichen. Die Fälligkeiten und Mitteilungstexte werden aus dieser Maske definiert.

1 Zahlungscode:

Definition der Fälligkeit für die Auszahlung im Modul Kredi-Integral, abhängig vom Rechnungsdatum.

2 Option: Erstellen Sie zuerst nur ein Journal, damit Sie die Auszahlungen, welche ins Modul Kredi-Integral generiert werden, prüfen können.
3 Mieter ohne Zahlverbindung: Mit gesetztem Flag werden auch Mieter ohne Zahlverbindung mit einer Postanweisung berücksichtigt. Hier muss man sich der Kostenfolge bewusst sein.
4 Zahlungsverbindung drucken: Mit gesetztem Flag wird auf der Auszahlungszusammenstellung (Journal) auch die Zahlverbindung des Mieters angedruckt.

Mit der Option «Auszahlung generieren und Journal erstellen» wird das Journal ausgegeben.

Auszahlungen von HK/NK-Saldi und Verwaltungshonorar

Nach positiver Bestätigung stehen die Mieterauszahlungen im Modul Kredi-Integral zur Auszahlung bereit. Die Rechnungen können dort auch wieder gelöscht werden (Kreditornummer 99999).

Auszahlungen von HK/NK-Saldi und Verwaltungshonorar

Für die Auszahlung von Mieterguthaben und Verwaltungshonoraren starten Sie das Modul Kredi-Integral. Ausführliche Beschreibungen zu den Funktionen dieses Moduls finden Sie in den Schulungsdokumentation

«Kredi-Integral».

Solange das Zahlungsbordereau im Modul Kredi Intergral nicht verbucht ist, erscheinen die Auszahlungen als provisorisch auf dem Mieterkonto.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / MIETER & STEG-EIGENTÜMER REGISTER: MIETER / INFORMATIONEN / AUSZAHLUNGEN

HK/NK-Abrechnung stornieren

Wenn eine Abrechnung den kompletten Prozess durchlaufen hat und die Gesamtkosten verbucht sind, können bei Bedarf dennoch noch Anpassung vorgenommen werden. Dazu müssen alle Schritte in umgekehrter Reihenfolge rückgängig gemacht werden.

ACHTUNG:

Hier gilt es, die korrekte Reihenfolge zu beachten. Als erstes wird die Abrechnung zurückgesetzt, dann werden allfällige Korrekturen vorgenommen, dann wird die Abrechnung neu erstellt.

Hinweis :

Da bei diesem Prozessschritt Stornobuchungen generiert werden, empfehlen wir Ihnen das gleiche Buchungsdatum wie beim Verbuchen der Gesamtkosten zu verwenden.

Der Storno einer HK/NK-Abrechnung erfolgt in der umgekehrten Reihenfolge wie die Verbuchung:

Gesamtkosten verbuchen rückgängig
Verwaltungshonorar verbuchen rückgängig
Kosten: Buchen rückgängig
Kostenverteilung: Kosten definitiv setzen rückgängig
Kostenaufstellung: Status zurücksetzen

Gesamtkosten verbuchen rückgängig

Stellen Sie sicher, dass noch keine Korrekturbuchungen an der verbuchten HK/NK-Abrechnung vorgenommen wurden, bevor Sie diesen Schritt ausführen. Auch darf vorher am Kontoplan nichts geändert werden, insbesondere nicht der Eintrag im Feld Abrechnungsart!

MENÜ: LIEGENSCHAFT / HKNK-ABRECHNUNG / GESAMTKOSEN VERBUCHEN

FUNKTIONSWAHL: GESAMTKOSTEN: VERBUCHEN RÜCKGÄNGIG

1 Ende Periode (neue):
2 Buchungsdatum:

Tragen Sie hier das Enddatum der neuen Abrechnungsperiode gemäss Abrechnung Stammdaten ein. Da beim Gesamtkosten Verbuchen die Abrechnungsperiode ein Jahr erhöht wird, muss hier das nächste Periodenende eingegeben werden.

Verwenden Sie hier zwingend dasselbe Buchungsdatum wie beim Verbuchen der nun zu stornierenden Gesamtkosten . Anderenfalls werden die Gesamtkosten im falschen Fibujahr storniert.

HK/NK-Abrechnung stornieren

Speichern Sie das ausgegebene Buchungsprotokoll. Kontrollieren Sie, ob die Storno-Buchungen mit dem Buchungsprotokoll der Verbuchung übereinstimmt, sodass die Buchungen auf den Konten ausgeglichen sind.

Verwaltungshonorar verbuchen rückgängig

Im zweiten Schritt stornieren Sie die Verbuchung des Verwaltungshonorars. Hier wird immer so storniert, wie verbucht wurde, also entweder via Habenkonto oder via Kreditor.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / HKNK-ABRECHNUNG / VERWALTUNGSHONORAR BUCHEN
FUNKTIONSWAHL: VERWALTUNGSHONORAR: VERBUCHEN RÜCKGÄNGIG

1 Ende Periode: Erfassen Sie hier wieder das Enddatum der der zu stornierenden Abrechnung, das Enddatum der Folgeperiode ist nur bei den Gesamtkosten nötig.

2 Betrag invertieren: Bucht den Storno auf derselben Soll/Haben-Seite wie die Ursprungsbuchung, jedoch mit umgekehrten Vorzeichen (+/-).

Achten Sie auch bei diesem Prozessschritt darauf, dass die Konten nach dem Storno ausgeglichen sind.

ACHTUNG:

Wenn Sie das Verwaltungshonorar als Kreditorenrechnung generiert haben, wird mit diesem Prozessschritt eine Gutschrift erstellt. Im Modul Kredi-Integral müssen Sie anschliessend die ursprüngliche Verwaltungshonorarrechnung HKNK auf «nicht zahlen» setzen und mit der Gutschrift verrechnen . Ohne diese Verarbeitungen im Modul Kredi Integral, wird das Verwaltungshonorar doppelt im Zahllauf vorgeschlagen und allenfalls dann auch doppelt ausbezahlt.

Details dazu finden Sie in der Schulungsdokumentation «Kredi Integral».

HK/NK-Abrechnung stornieren

Kosten buchen: Buchen rückgängig

Im dritten Schritt machen Sie das Buchen der Kosten rückgängig. Dieser Prozessschritt generiert sowohl auf dem Debitor als auch im Hauptbuch Gegenbuchungen.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / HKNK-ABRECHNUNG / ABRECHNUNG FUNKTIONSWAHL: KOSTEN BUCHEN: BUCHEN RÜCKGÄNGIG

Auch hier ist es wichtig, die gleichen Daten und Fälligkeiten wie beim Buchen der Kosten zu verwenden, ansonsten die offenen Posten nicht sauber verrechnet werden können.

Kostenverteilung definitiv rückgängig

Im vierten Schritt machen Sie das Kosten definitiv setzen rückgängig.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / HKNK-ABRECHNUNG / ABRECHNUNG FUNKTIONSWAHL: KOSTENVERTEILUNG: KOSTEN DEFINITIV SETZEN RÜCKGÄNGIG

HK/NK-Abrechnung stornieren

Kostenaufstellung: Status zurücksetzen

Im letzten Schritt setzen Sie den Status für das Kosten rechnen zurück.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / HKNK-ABRECHNUNG / ABRECHNUNG

FUNKTIONSWAHL: KOSTENAUFSTELLUNG: STATUS ZURÜCKSETZEN

Die Abrechnung steht nun wieder auf dem Status bereit und Sie können die nötigen Korrekturen vornehmen.

Kostenstelle inaktiv setzen.

Sobald eine HKNK-Abrechnung einmal gerechnet wurde, können die verwendeten Kostenstellen nicht mehr gelöscht werden, da im Rahmen der Abrechnung Abrechnungsbeträge darauf gebucht wurden. Damit eine Kostenstelle dennoch nicht mehr auf der Abrechnung erscheint, können Sie in den Stammdaten dieser Kostenstelle das Flag im Feld «Kosten abrechnen» entfernen.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / ABRECHNUNG-STAMMDATEN REGISTER: ABRECHNUNG / KOSTENSTELLE / STAMMDATEN