Offene Posten bearbeiten
Mit der Verarbeitung «Offene Posten bearbeiten» haben Sie die Möglichkeit, die offenen Posten vor dem Mahnlauf oder Auswertung zu bearbeiten.
OP bearbeiten
Für die Bearbeitung von offenen Posten wählen Sie bitte die Funktionswahl «OP bearbeiten» aus.
MENÜ: ANTEILSCHEIN / VERARBEITUNGEN / OFFENE POSTEN BEARBEITEN FUNKTION: OP BEARBEITEN
Geben Sie die gewünschte Selektion bezüglich Genossenschaft, Genossenschafter, Kontoart, Kontonummer ein und klicken Sie anschliessend auf den Button « Suchen ».
Somit können Sie den offen Posten wie folgt bearbeiten:
- 1 Valutadatum: Das «Valutadatum (= Fälligkeitsdatum)» bestimmt, ab wann ein OP in den Mahnlauf gelangt.
- 2 Mahnstufe: Kann hier geändert werden, dies hat Einfluss auf den Mahnlauf.
- 3 Mahnen: Wird das Flag entfernt, wird der markierte offene Posten nicht gemahnt. In diesem Fall empfehlen wir, einen Grund zu hinterlegen.
- 4 Grund Nichtmahnung : Hier können Sie den Grund erfassen, warum der offene Posten nicht gemahnt werden soll.
- 5 Buchungstext: Der Buchungstext kann hier beliebig geändert werden.
6 ESR gedruckt: Das Flag «ESR gedruckt» zeigt an, ob ein automatischer ESR gedruckt wurde oder nicht. Ist hier das Flag aktiviert, aber Sie wollen nochmals einen Einzahlungsschein drucken, müssen Sie hier das Flag herausnehmen.
Mit einem Klick auf Button « OK » werden die Eingaben gespeichert.
Mahnwesen
Hinweis:
Ein «offener Posten» ist die Voraussetzung für das «Mahnwesen». Wie Sie «offene Posten» für Genossenschafter durch «Sollstellung» von «generierten Raten» erstellen können, ist im Kapitel «Generierung Ratenplan / Erstellung offene Posten mittels Sollstellung der Raten» beschrieben.
Das Mahnwesen in der Anteilscheinverwaltung funktioniert mittels Generierung von Text-Dateien für Aufbereitung von Mahnbriefen (Word-Serienbriefvorlagen).
Dieses Mahnprogramm bezieht sich nur auf offene Posten im Anteilscheinmodul. Die Erklärung der verschiedenen Mahnstufen und Formulare sehen Sie untenstehend:
- Offene Posten → alle offenen Posten egal welche Mahnstufe Kontoauszug → Mahnstufe 0 1. Mahnung → Mahnstufe 1 2. Mahnung → Mahnstufe 2
Kontrolle der offenen Posten
Wir empfehlen Ihnen, vor dem Mahnlauf eine Liste der «offenen Posten» auszuwerten. Wie in den nachfolgenden Kapiteln beschrieben, haben Sie dazu zwei Möglichkeiten.
Report «Offene Posten Genossenschafter»
Mit diesem Report können die bestehenden offenen Posten der Genossenschafter gelistet werden.
MENÜ: ANTEILSCHEIN / AUSWERTUNGEN / REPORTS REPORT: GENOSSENSCHAFTER / OFFENE POSTEN GENOSSENSCHAFTER
Mahnliste der offen Posten
Mit der Funktionswahl « Mahnliste erstellen: Drucken » haben Sie mit der Formularauswahl « Offene Posten » die Möglichkeit, vor dem Mahnlauf eine Mahnliste der «offenen Posten» zu erstellen.
MENÜ: ANTEILSCHEIN / VERARBEITUNGEN / MAHNWESEN FUNKTION: MAHNLISTE ERSTELLEN: DRUCKEN
Geben Sie die gewünschte Selektion bezüglich Genossenschaft, Genossenschafter, Kontoart, Kontonummer und Mahndatum ein.
Mit einem Klick auf Button « OK » wird die Mahnliste ausgegeben.
Abkürzungen auf Mahnliste:
NMP → Abkürzung für «Nicht Mahn Posten» MS → Dies ist die «aktuelle Mahnstufe».
Nach der Kontrolle können Sie mit dem Mahnlauf «Automatisch» oder «Manuell» beginnen.
Mahnen
Die Mahnungen können Sie im Rimo R5 mit der «Automatisch» oder «Manuell» erstellen.
Die Kontoauszüge und Mahnungen werden als «Text-Datei» gespeichert. Es bestehen bereits «Word-Serienbriefvorlagen (Auslieferdokumente von W&W)», welche Sie mit den Text-Dateien als Serienbrief aufbereiten und drucken können. Diese Vorlagen können Sie auf Ihr Brieflayout anpassen.
Wichtig:
Beginnen Sie den Mahnlauf mit der höchsten Mahnstufe (2. Mahnung dann 1. Mahnung und dann Kontoauszug), denn wenn Sie bei Ausgabemaske das Flag im Kontrollkästchen «Mahnstufe erhöhen» setzen, wird nach dem Mahnlauf auf den gemahnten Posten automatisch die Mahnstufe erhöht. Wenn Sie nun mit dem Kontoauszug beginnen und danach den Mahnlauf für die 1. Mahnung erstellen, erscheinen Ihnen die Posten vom Kontoauszug ein zweites Mal, da die Mahnstufe erhöht wurde.
Mahnen «Automatisch»
Mit der Funktionswahl «Automatisch» können Sie die Mahnungen halbautomatisiert erstellen.
MENÜ: ANTEILSCHEIN / VERARBEITUNGEN / MAHNWESEN FUNKTION: MAHNEN: AUTOMATISCH
Geben Sie die gewünschte Selektion bezüglich Genossenschaft, Genossenschafter, Kontoart, Kontonummer, Mahndatum und Formularwahl «1. Mahnung» ein.
Klicken Sie auf den Button « OK » und Sie wechseln auf die nächste Maske «Mahnspesen».
Hier haben Sie die Möglichkeit, für die Mahnungen «Mahnspesen» zu belasten. Wenn ja, geben Sie die Beträge in den Feldern «Betrag Mahnspesen» und «Mahnspesen ab Mahnbetrag ab» ein. Mit dem Flag «Verbuchen» können Sie steuern, ob eine Buchung generiert werden soll. Bei der Verbuchung der Mahnspesen müssen Sie das «Konto» und das «Buchungsdatum» definieren.
Mit einem Klick auf Button « OK » wechselt Rimo R5 auf die «Ausgabemaske».
Hinweis zur Ausgabe der Mahnungen:
Im Anteilscheinmodul können die Mahnungen zurzeit nur als « Serienbrief » ausgebeben werden.
1 Mahnstufe erhöhen: Mit Setzung von diesem Flag wird die Mahnstufe automatisch erhöht.
2 ESR zwischenspeichern: Mit Setzung von diesem Flag werden die ESR zwischengespeichert. Gespeicherte Einzahlungsscheine können mittels Verarbeitung «Einzahlungsscheine drucken» ausgedruckt werden. (siehe Kapitel «Gespeicherte Einzahlungsscheine»).
3 Einschreiben:
Mit diesem Flag steuern Sie, ob die Mahnung eingeschrieben an Genossenschafter versandt werden soll.
Wenn Sie anschliessend unten rechts auf den Button « OK » klicken, wird eine « Text-Datei (z.B. « erstmahn.txt ») für den Serienbrief aufbereitet. Im Prozessfenster sehen Sie jeweils, wohin die Datei gespeichert wurde. Nach erneutem Klick auf Button « OK » im Prozessfenster, können Sie nun die « Word-Serienbriefvorlage » mit dieser « Text-Datei (z.B. « erstmahn.txt ») für die Erstellung der Mahnungen verbinden.
Mahnen «Manuell»
Hinweis:
Beim «manuellen» Mahnen können Sie die gewünschten «OP’s» für die Mahnung einzeln auswählen.
Für die Erstellung von manuellen Mahnungen wählen Sie bitte die Funktionswahl «Manuell» aus.
Die Selektion, Mahnspesen und Ausgabe funktionieren gleich wie beim automatischen Mahnen (siehe Kapitel «Mahnen «Automaisch»). Bei der Maske «Ausgabe» bestätigen Sie mit Button « OK » und wechseln auf nachfolgende Maske.
MENÜ: ANTEILSCHEIN / VERARBEITUNGEN / MAHNWESEN FUNKTION: MAHNEN: MANUELL
Auf dieser Maske können Sie mit den « Pfeiltasten (links & rechts)» den entsprechenden Genossenschafter auszuwählen. Im oberen Übersichtsfenster haben Sie die Wahl zwischen Anzeigeoption «Verfallene Posen» oder «Offene Posten».
Jeder «offene Posten» ist mit einer « Buchungsnummer » gekennzeichnet. Um «offene Posten» zu mahnen, geben Sie diese « Buchungsnummern » manuell in das Feld « Buch.Nr » ein. Mit einem Klick auf den Button « Mahnen » fügen Sie diese «offenen Posten» zur « Liste der Mahnposten ».
Hinweis:
Sie haben die Möglichkeit, die «Liste der Mahnposten» wieder zurückzusetzen, indem Sie auf den Button « Neue Eingabe » klicken.
Sobald Sie alle gewünschten «offenen Posten» von allen Genossenschaftern ausgewählt bzw. selektiert haben, können Sie die « Liste der Mahnposten » anschliessendem Klick auf den Button « OK, Mahnen » zum Mahnen freigeben respektive um das entsprechende « Text-Datei (z.B. kontoaus.txt )» zu generieren.
Nun können Sie die « Word-Serienbriefvorlage » mit dieser « Text-Datei (z.B. « kontoaus.txt ») für die Erstellung der Mahnungen verbinden.
Zinsverarbeitung
Bei der Zinsverarbeitung werden sämtliche Konten (Anteilscheine, Darlehen und Depositenkasse) überprüft, ob eine Zinsbereitstellung möglich ist.
Wichtig:
Hierbei ist wichtig, dass, wie bei einer Bank, die Nacht verzinst wird. Verzinst man also vom 31.12.2022 bis 31.12.2023, so wird eine Bewegung am 31.12.2023 nicht mehr verzinst. Diese fällt dann erst in den nächsten Zinslauf.
Berechnung:
Es wird immer mit folgender Zinsformel verzinst:
(Zinssatz * Betrag * Tage) / (360 * 100)
Es empfiehlt sich hier, die einzelnen Kontoarten separat zu verzinsen.