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Mieterwechsel und Namensschilder

Problem

Schulungsdokumentation Rimo R5 "Mieterwechsel und Namensschilder"

Bei Mieterwechsel müssen Elektrizitäts- und Wasserwerke, Gemeinden und andere Stellen über die anstehenden Mieterwechsel informiert werden.

Diese Mieterwechsel und die Bestellung der Namensschilder können driekt aus Rimo generiert werden.

Diese Anleitung enthält:

  • Stammdatenerfassung für Meldungen der Mieterwechsel aus Rimo
  • Stammdatenpflege für die Bestellung der Namensschilder aus Rimo
  • Generieren der Serienbriefe

Meldung Mieterwechsel aus Rimo

Bei einem Mieterwechsel können Korrespondenzen für Informationen an Einwohnerkontrolle, Elektrizitätswerk und auch Namensschilderbestellungen direkt aus Rimo per Serienbrief generiert werden.

Mieterwechsel

Damit Sie den Serienbrief erstellen können, müssen zuerst alle entsprechenden Adressen um Adressmodul erfasst werden, um diese dann in der Liegenschaft für Briefe im Zusammenhang mit Mieterwechsel zu hinterlegen.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN / PERSONEN REGISTER: MIETERWECHSEL / STAMMDATEN

Liegenschaft-Stammdaten, Register «Personen / Mieterwechsel / Stammdaten»: leere Übersicht, dazu die Pflichtfelder «Person», «Mieterwechsel Adresstyp» und «Laufnummer Mieterwechsel Adresstyp».

  • 1 Fügen Sie einen neuen Datensatz hinzu.
  • 2 Wählen Sie die gewünschte Person aus (Einwohnerkontrolle, Elektrizitätswerk, Namensschilder etc.)
  • 3 Definieren Sie den gewünschten Adresstyp. Mit einem Absprung über das Icon können Sie weitere Adresstypen erfassen.
  • 4 die Laufnummer Mieterwechsel Adresstyp wird autom. vergeben.
  • 5 Speichern Sie die Eingaben.

Aufgrund der hier erfassten Stammdaten können Sie nun die entsprechenden Serienbriefe für den Mieterwechsel generieren.

Meldung Mieterwechsel aus Rimo

Benachrichtigung Mieterwechsel

Für das spätere Generieren der Mieterwechsel-Serienbriefe aus Word kann nun ein Textfile mit allen Mieterwechseln in einem frei definierbaren Zeitraum generiert werden.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / AUSWERTUNGEN / MIETERWECHSEL, NAMENSSCHILDER REGISTER: BENACHRICHTIGUNG MIETERWECHSEL

Liegenschaft / Auswertungen / Mieterwechsel, Funktion «Benachr. Mieterwechsel»: Selektion über Liegenschaft, ObjArt und Objekt, Felder «Geht an», «Einzugsperiode» und «Dateiname», Schaltfläche Ok.

  • 1 Wählen Sie die gewünschten Liegenschaften / Objektart / Objekte aus.
  • 2 Sie können einzelne oder alle Adresstypen auswählen (Einwohnerkontrolle, Elektrizitätswerk, Namensschilder etc.)
  • 3 Definieren Sie den gewünschten Zeitraum aus.
  • 4 Mit Klick auf den Dreipunktebutton wählen Sie einen Pfad aus, wo die generierte Textdatei (Empfängerliste) für den Serienbrief gespeichert werden soll. Wählen Sie einen entsprechenden Dateinamen. Dieser Pfad kann auch fix in der Kundenadministration definiert werden:

MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / SYSTEM / SCHNITTSTELLE INI-FILE REGISTER: SERIENBRIEFE

  • 5 Mit Klick auf OK wird das entsprechende File generiert.

Rimo zeigt in einem Popup-Fenster alle generierten Mieterwechsel an. Die Meldung können Sie mit OK bestätigen.

Serienbrief Mieterwechsel generieren

Die vorbereiteten Serienbriefe finden Sie im Ordner «Dokument» im Explorer wo Rimo gespeichert ist.

Windows-Explorer im Rimo-Ordner «Dokument»: markiert ist der Unterordner «Mieterwechsel», daneben unter anderem ALLGMIETERBRIEF, KÜNDIGUNG, MIETERRECHNUNG und MIETVERTRAG.

Rimo R5 / Version 5.2

Meldung Mieterwechsel aus Rimo

Öffnen Sie den Brief «Mieterwechsel.docx» und erstellen Sie den Serienbrief.

Word mit der Vorlage Mieterwechsel.docx, Register «Sendungen»: «Seriendruck starten» ist aufgeklappt, hervorgehoben «Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen».

Je nachdem welche Adresstypen in den Stammdaten der Liegenschaft gewählt wurde, wird der entsprechende Brief pro Mieter ausgegeben. Hier ein Beispiel:

Fertiger Serienbrief «Mitteilung Mieterwechsel» an die Einwohnerkontrolle: Referenz-Nr., Liegenschaft, Mietobjekt sowie die Blöcke «Bisheriger Mieter» und «Neuer Mieter».

Bestellung Namensschilder

Die Bestellung von Namensschildern kann ebenfalls direkt aus Rimo erfolgen.

Lieferant Namensschilder

Damit in der Bestellung alle nötigen Daten ausgegeben werden können, muss der Lieferant sowie die Masse der Namensschilder pro Liegenschaft und Haus definiert werden.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: LIEGENSCHAFT / WEITERE DATEN

Liegenschaft-Stammdaten, Register «Weitere Daten», Block «Bewirtschaftung»: das hervorgehobene Feld «Namensschildlieferant» zieht der Serienbrief, nicht die Angabe im Register Personen.

Wählen Sie den Namensschildlieferant hier aus. Es reicht nicht, diesen beim Mieterwechsel im Register Personen anzugeben, da für den Serienfeld dieses Feld in den Weiteren Daten zur Liegenschaf gezogen wird.

Masse Namensschilder

Die Masse der Namensschilder müssen pro Liegenschaft in jedem Haus separat definiert werden.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN REGISTER: HAUS / STAMMDATEN

Liegenschaft-Stammdaten, Register «Haus / Stammdaten», hervorgehobener Block «Angaben Namensschilder»: Farbe und Textfarbe sowie Briefkasten 152/22 mm, Sonnerie 56/11 mm, Wohnung 56/11 mm.

Bestellung Namensschilder

Text für Namensschild

Damit auf der Bestellung pro Mieter der Text für die Namensschilder angedruckt werden kann, muss dieser in den Mieter-Stammdaten erfasst werden.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / MIETER & STEG-EIGENTÜMER

REGISTER: STAMMDATEN

Mieter & STEG-Eigentümer, Register «Stammdaten»: rechts unter «Weitere Daten» ist das hervorgehobene Feld «Text für Namensschild» mit dem gewünschten Schildertext gefüllt.

Bestellung Namensschilder

Für die Bestellung von Namensschildern kann ebenfalls ein Textfile generiert werden.

MENÜ: LIEGENSCHAFT / AUSWERTUNGEN / MIETERWECHSEL, NAMENSSCHILDER REGISTER: BESTELLUNG NAMENSSCHILDER

Liegenschaft / Auswertungen / Mieterwechsel, Funktion «Bestellung Namensschilder»: Selektion, Felder «Einzugsperiode» und «Dateiname», Block «Empfänger der Namensschilder», Häkchen «Ohne Leerstände».

  • 1 Wählen Sie die gewünschten Liegenschaften / Objektart / Objekte aus.
  • 2 Wählen Sie den gewünschten Zeitraum.
  • Mit Klick auf den Dreipunktebutton wählen Sie einen Pfad aus, wo die generierte Textdatei (Empfän-
  • 3 gerliste) für den Serienbrief gespeichert werden soll. Wählen Sie einen entsprechenden Dateinamen. Dieser Pfad kann auch fix in der Kundenadministration definiert werden:
  • MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / SYSTEM / SCHNITTSTELLE INI-FILE REGISTER: SERIENBRIEFE

Rimo R5 / Version 5.2

Bestellung Namensschilder

  • 4 Hier können Sie wählen, an wen der Lieferant die Namensschilder senden soll.
  • 5 Mit Klick auf OK wird das entsprechende File generiert.

Rimo zeigt in einem Popup-Fenster alle generierten Daten zu den Mieterwechseln im definierten Zeitraum an. Die Meldung können Sie mit OK bestätigen.

Serienbrief für Schilderbestellung generieren

Die vorbereiteten Serienbriefe finden Sie im Ordner «Dokument» im Explorer wo Rimo gespeichert ist.

Windows-Explorer im Rimo-Ordner «Dokument»: markiert ist der Unterordner «Namensschilder», daneben unter anderem Mieterwechsel, MobileApp und «Serienbriefe mit Export Adressen».

Öffnen Sie den Brief «BestellungNamensschilder.doc» und erstellen Sie den Serienbrief.

Word mit der Vorlage «Bestellung Namensschilder.docx», Register «Sendungen»: «Seriendruck starten» ist aufgeklappt, hervorgehoben der «Seriendruck-Assistent»; im Dokument die Lief-Seriendruckfelder.

Der entsprechende Brief pro Mieter wird ausgegeben.

Bestellung Namensschilder

Hier ein Beispiel:

Fertiger Serienbrief «Bestellung Namensschilder» an den Gravurlieferanten: Farbe und Text der Schilder sowie die Masse 1 Briefkasten 152 x 22 mm, 2 Sonnerie 56 x 11 mm, 3 Türklingel 56 x 11 mm.

Rimo R5 / Version 5.2