05 · Gutschriften bis Daueraufträge

Gutschriften

Erhaltene Gutschriften können mit bestehenden Rechnungen verrechnet werden oder auch zurückbezahlt werden. Im Folgenden wird auf die verschiedenen Varianten eingegangen.

Nötige Programmschritte zur korrekten Verarbeitung einer Gutschrift

Folgende Schritte sind im Rimo R5 nötig, um eine erhaltene Gutschrift korrekt mit einer noch offenen Rechnung zu verrechnen.

1. Gutschrift erfassen (Kreditor / Aufwand)
2. Vorhandene Rechnung auf nicht zahlen setzen
3. Reine Zahlung erfassen
4. Kredi-Auszahlung: Reine Zahlung (Kreditor / Bank)
5. Kredibewegungen verrechnen

Gutschrift erfassen

In einem ersten Schritt wird die erhaltene Gutschrift im Rimo R5 erfasst.

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / GUTSCHRIFT ERFASSEN AUSWAHL: ERFASSEN

Indem Sie den Auswahlpunkt «Erfassen» anklicken, wechselt das System automatisch in die Kreditorenübersicht.

Gutschriften

1 2 3 In der Kreditorenübersicht haben Sie mittels Sucheingabefelder die Möglichkeit, spezifisch nach 1 Kreditorennummer oder Kurzbezeichnung zu suchen. Betätigen Sie Ihre Eingabe mit Klick auf das Icon «Suchen». 2 Markieren Sie den gewünschten Kreditor in der Liste. 3 Mit Klick auf dieses Icon gelangen Sie auf die Erfassungsmaske für die Gutschrift. 5 4 6

• In der Kreditorenübersicht haben Sie mittels Sucheingabefelder die Möglichkeit, spezifisch nach
• 1 Kreditorennummer oder Kurzbezeichnung zu suchen. Betätigen Sie Ihre Eingabe mit Klick auf das Icon «Suchen».
• 4
• Erfassen Sie den Betrag der Gutschrift.
• Als Rechnungsdatum/Fälligkeitsdatum wird Ihnen vom System automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen. Diese Datumsfelder können jedoch mutiert werden. Es ist sinnvoll, hier die Daten der
• 5 Rechnung einzutragen, mit welcher Sie anschliessend die Gutschrift verrechnen möchten. Die Eingabe einer Rechnungsnummer ist fakultativ.
• 6
• Mit Klick auf dieses Icon gelangen Sie auf die nächste Eingabemaske für die Kontierung.

Gutschriften

Kontieren Sie die Gutschrift in der Rechnungskontierungsmaske auf dieselbe Buchhaltung sowie auf 8 dasselbe Konto wie die ursprüngliche Rechnung.

In den Kreditor-Stammdaten finden Sie alle Rechnungen, welche noch nicht bezahlt wurden, im Unterregister Bewegungen.

• 9 Mit einem Klick auf das Icon OK bestätigen Sie Ihre Eingabe. Bestätigen Sie das folgende Pop-up.

Gutschriften

Falls Sie die Auswahl speichern anklicken, wird das Verbuchungsjournal angezeigt.

10 Speichern Sie die Gutschrift, falls Sie beim vorhergehenden Pop-up Fenster die Auswahl kontrollieren gewählt haben.

Vorhandene Rechnung auf nicht zahlen setzen

Nach der Erfassung der Gutschrift setzen Sie die Rechnung, welche Sie mit der Gutschrift verrechnen möchten, auf nicht zahlen.

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / RECHNUNGEN AUSWAHL: RECHNUNG AUF NICHT ZAHLEN SETZEN

Mit einem Klick auf die Auswahl «Rechnung auf nicht zahlen setzen» wechselt Rimo R5 in die entsprechende Erfassungsmaske.

Gutschriften

• In der Kreditorenübersicht haben Sie mittels Sucheingabefelder die Möglichkeit, spezifisch nach
• 1 Kreditorennummer oder Kurzbezeichnung zu suchen. Betätigen Sie Ihre Eingabe mit Klick auf das Icon «Suchen».
• In der Rechnungsübersicht haben Sie mittels verschiedener Suchparameter die Möglichkeit, aus den
• 2 vorhandenen Rechnungen die gewünschte Rechnung zu suchen. Betätigen Sie Ihre Eingabe wieder mit Klick auf das Icon «Suchen».
• 3 Markieren Sie die gewünschte Rechnung. Mit Klick auf dieses Icon gelangen Sie auf die Übersicht zur Rechnung.

Mit einem Klick auf das Speichern-Symbol > wird die ausgewählte Rechnung definitiv auf nicht zahlen gesetzt. Eine Rechnung, welche auf nicht zahlen gesetzt wurde, kann nicht mehr bezahlt werden. Der Vorgang kann auch nicht rückgängig gemacht werden.

Gutschriften

Wenn Sie keine weiteren Rechnungen mehr bearbeiten möchten, wählen Sie «Assistent» beenden und bestätigen Sie ihre Auswahl mit Klick auf das Icon > .

Achtung:

Der Vorgang, eine vorhandene Rechnung auf nicht zahlen zu setzten kann nachträglich nicht wieder rückgängig gemacht werden. Die Rechnung muss in diesem Fall erneut erfasst werden.

Reine Zahlung erfassen

Wenn Sie die Gutschrift erfasst haben und die Rechnung auf nicht zahlen gesetzt haben, erfassen Sie eine reine Zahlung, um den Restbetrag der Rechnung auszahlen zu können. Im Folgenden wird die Variante «ohne Belegleser» erklärt, da meist für die reduzierte Rechnung kein Einzahlungsschein vorhanden ist.

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / REINE ZAHLUNG ERFASSEN AUSWAHL: OHNE BELEGLESER

Gutschriften

Klicken Sie auf die gewünschte Auswahl, je nachdem, ob Sie mit oder ohne Belegleser arbeiten. Das System wechselt automatisch in die Folgemaske. Gibt es für den Kreditor mehrere Zahlwege, wird folgende Maske angezeigt:

Wählen Sie die gewünschte Zahlverbindung und klicken Sie auf das Icon > .

Gutschriften

• Erfassen Sie den Restbetrag der Rechnung (Rechnung, welche auf nicht zahlen gesetzt wurde abzü-
• 1 glich der erfassten Gutschrift)
• Wir empfehlen, in der Rechnungserfassungsmaske eine Rechnungsnummer einzugeben. Dies ist ein
• 2 24-stelliges Eingabefeld. Der Zahlungscode wird gemäss Kreditor-Stammdaten übernommen und kann mit Klick auf den Drei-Punkte-Button geändert werden.
• Als Rechnungsdatum wird das Tagesdatum vorgeschlagen, welches Sie beliebig ändern können. Das
• 3 Fälligkeitsdatum wird dann automatisch aufgrund des Zahlungscode berechnet.
• 4 Klicken Sie auf «weiter», um auf die Kontierungsmaske zu gelangen.

Gutschriften

• 1 Wählen Sie die Buchhaltung aus, für welche Sie die Reine Zahlung erfassen möchten.
• 2 Um die Zahlung zu speichern klicken Sie auf OK.

Mit der Auswahl speichern und OK schliessen Sie die Erfassung ab.

Gutschriften

Auszahlung Reine Zahlung

Erstellen Sie ein Bordereau mit der Bezeichnung Reine Zahlung

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / AUSZAHLUNG AUSWAHL: BORDEREAU AUSWÄHLEN

Führen Sie den Zahlungslauf durch und erstellen Sie den Datenträger. Sobald Sie die Belastungsanzeige der Bank/Post erhalten haben, verbuchen Sie die Zahlung. Die Details zu diesen Prozessschritten entnehmen Sie bitte dem Kapitel «Auszahlung».

Gutschriften

Kredibewegungen verrechnen

Sie können nun die vorgängig erfasste Gutschrift, die vorhandene auf nicht zahlen gesetzte Rechnung und die Reine Zahlung miteinander verrechnen.

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / KREDIBEWEGUNGEN VERRECHNEN

• 1
• Wählen Sie über die Suchfunktion den gewünschten Kreditor.
• Mit Klick auf das Icon Weiter werden alle verfügbaren Bewegungen zum vorgängig markierten Kre-
• 2 ditor angezeigt.

• Verschieben Sie die Bewegungen aus dem oberen Fenster in das Fenster für die Verrechnung der
• 3 Kredibewegungen. Damit die Bewegungen im unteren Fenster miteinander verrechnet werden können, muss der Saldo immer 0.00 ergeben. Teilverrechnungen sind nicht möglich.

Gutschriften

Erst wenn die zu verrechnenden Bewegungen Null ergeben, wird der Button zur Bestätigung aktiv 4 und die Verrechnung kann abgeschlossen werden.

Sie können nun weitere Kredibewegungen verrechnen oder den Assistenten beenden.

Rückzahlung

Anstatt eine Gutschrift eines Lieferanten (Kreditors) zu akzeptieren, kann auch eine Rückzahlung verlangt werden. Irrtümlich doppelt verbuchte, und an die Bank zur Auszahlung zugestellte Zahlungen und zurückerstattetes Geld können mit einer Rückzahlung im Rimo R5 abgebildet werden.

Nötige Programmschritte zur korrekten Verarbeitung einer Rückzahlung

Folgende Schritte sind nötig, um eine Rückzahlung korrekt im Rimo R5 abzubilden.

1. Rückzahlung erfassen (Bank/Kreditor)
2. Gutschrift erfassen (Kreditor / Aufwand)
3. Kredibewegungen verrechnen

Rückzahlung erfassen

In einem ersten Schritt wird die Rückzahlung im Rimo R5 erfasst.

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / GUTSCHRIFT ERFASSEN AUSWAHL: RÜCKZAHLUNG ERFASSEN

• 1

Mit einem Klick auf die Auswahl gelangen Sie auf die Kreditorenübersicht.

Mit einem Klick auf diese Auswahl können nicht verbuchte Rückzahlungen korrigiert, resp. verbucht 2 werden. Sind keine solche Rückzahlungen vorhanden wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Rückzahlung

1 2 1 Wählen Sie über die Suchfunktion den gewünschten Kreditor. 2 Mit Klick auf das Icon gelangen Sie auf die Erfassungsmaske für die Rückzahlung 4 3 5

Rückzahlung

• 3
• Erfassen Sie den Betrag, welcher vom Kreditor zurückbezahlt werden soll.
• Wir empfehlen Ihnen eine Rechnungsnummer zu erfassen. Das Rückzahlungs- und Fälligkeitsdatum
• 4 kann mutiert werden. Vorgeschlagen wird jeweils das Tagesdatum.
• 5 Mit Klick gelangen Sie auf die Kontierungsmaske.

• 1
• 2
• Wählen Sie die Buchhaltung, für welche die Rückzahlung erfolgen soll.
• Der Betrag wird aus der vorhergehenden Eingabe übernommen.
• 3 Mit Klick auf OK können Sie die Eingabe direkt speichern oder nochmals kontrollieren. Im zweiten Fall wird dann der Button «Speichern» aktiv und Sie müssen die Eingabe noch speichern.

Nachdem Sie die Eingabe gespeichert haben, wird das Buchungsjournal ausgegeben:

Mit dem Schliessen des Verbuchungsjournal wird die Verbuchung des Bordereaus beendet. Bestätigen Sie dies mit OK, damit Sie wieder zurück auf die Auswahl gelangen. Hier können den Assistenten schliessen oder eine weitere Rückzahlung erfassen.

Rückzahlung

Gutschrift erfassen

Erfassen Sie nun die Gutschrift im gleichen Betrag wie die vorgängig erfasste Rückzahlung, damit Sie dann in einem weiteren Schritt die beiden Buchungen verrechnen können.

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / GUTSCHRIFT ERFASSEN AUSWAHL: RÜCKZAHLUNG ERFASSEN

Bitte entnehmen Sie die Details zu diesem Prozessschritt dem Kapitel «Gutschrift erfassen».

Rückzahlung

Kredibewegungen verrechnen

Nachdem Sie nun Rückzahlung und Gutschrift erfasst und verbucht haben, verrechnen Sie die beiden Positionen.

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / KREDIBEWEGUNGEN VERRECHNEN

Bitte entnehmen Sie die Details zu diesem Prozessschritt dem Kapitel «Kredibewegungen verrechnen».

Daueraufträge

Um nicht wiederkehrende Zahlungen periodisch von neuem erfassen zu müssen, bietet Rimo R5 die Möglichkeit, Daueraufträge zu erfassen. Bitte beachten Sie dabei aber, dass diese Daueraufträge periodisch ausgelöst und via Datenträger für die Auszahlung an die entsprechende Bank zugestellt werden.

Für Daueraufträge stehen Ihnen folgende Anwendungen zur Verfügung:

• Daueraufträge erfassen
• Daueraufträge mutieren
• Auslösen von Daueraufträgen

Daueraufträge erfassen

In einem ersten Schritt wird der Dauerauftrag im Rimo R5 erfasst.

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / DAUERAUFTRÄGE AUSWAHL: DAUERAUFTRÄGE ERFASSEN

• 1 Mit einem Klick gelangen Sie auf die Kreditorenübersicht.

Daueraufträge

1 2 3 1 Wählen Sie über die Suchfunktion den gewünschten Kreditor. 2 Markieren Sie den gewünschten Kreditor und die Zahlverbindung. 3 Mit einem Klick gelangen Sie in die Rechnungserfassungsmaske. 2 3 4 1 5

• 1 Erfassen Sie den periodisch zu bezahlenden Betrag und die Referenznummer gemäss Rechnung. 2 Pflegen Sie die erste und wenn nötig die letzte Auslösung des Dauerauftrags.

Daueraufträge

• 3

Wählen Sie die Art des Dauerauftrags.

• Hier legen Sie fest, mit welcher Periodizität, also in welchen Monaten der Dauerauftrag ausgeführt
• 4 werden soll.
• 5 Mit einem Klick gelangen Sie in die Kontierungsmaske.

• 1 Buchhaltung : Wählen Sie die Buchhaltung, für welche Sie den Dauerauftrag erfassen möchten. Das FIBU-Jahr wird aufgrund der Datumseingabe für die erste Auslösung übernommen.

2 Konto: Erfassen Sie das gewünschte Konto oder wählen Sie es über den Drei-Punkte-Button aus. Die Kontierung erfolgt automatisch auf das Kreditorenkonto. Das Gegenkonto Kreditoren haben Sie in den Fibu-Stammdaten hinterlegt. Siehe Kapitel «Einrichtung und Vorbereitung des Systems». 3 Betrag: Nachdem Sie den Buchungstext ergänzt haben, erfassen Sie den Betrag, welcher

Nachdem Sie den Buchungstext ergänzt haben, erfassen Sie den Betrag, welcher gemäss auf der vorhergehenden Eingabemaske gewählter Periodizität belastet werden soll, und klicken Sie auf OK.

Kontrollieren Sie die Eingaben bevor Sie diese speichern. Mit einem erneuten Klick auf OK, werden weitere Icons aktiv.

4 Sie können den Assistenten verlassen, der Dauerauftrag wird nicht gespeichert.

Daueraufträge

• Mit Klick auf dieses Icon wird eine Kontierungszeile gelöscht und Sie können eine neue Kontierung
• 5 erfassen.
• 6 Mit Klick auf dieses Icon können Sie eine bestehende Kontierung zu einem Dauerauftrag ändern.
• 7 Sie können eine Buchung auch aufteilen und über dieses Icon auf verschiedene Konti aufteilen.
• 8 Mit diesem Icon gelangen Sie einen Schritt zurück.
• 9 Sie können alle Kontierungen zu einem Dauerauftrag über dieses Icon löschen.

• 10 Sie gelangen zurück in die Erfassungsmaske für den Dauerauftrag.
• 11 Bestätigen Sie die Erfassung des Dauerauftrags.

Daueraufträge mutieren

Vorhandene Daueraufträge können jederzeit geändert werden.

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / DAUERAUFTRÄGE AUSWAHL: DAUERAUFTRÄGE MUTIEREN

• Bereits bestehende Daueraufträge zu einem Kreditor können Sie ändern. Für die Mutation der be-
• 1 reits erfassten Daueraufträge durchlaufen Sie die gleichen Schritte wie im Kapitel «Daueraufträge erfassen» beschrieben. Der Unterschied liegt lediglich darin, dass bereits Daten vorhanden sind.

Daueraufträge

Folgende Auswertung zeigt Ihnen alle bereits vorhandenen Daueraufträge an:

Hinweis:

Mit dem Report «Daueraufträge Kreditoren» erhalten Sie eine Liste alle Daueraufträge.

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / AUSWERTUNGEN / REPORTS AUSWAHL: DAUERAUFTRÄGE KREDITOREN

Auslösen von Daueraufträgen

In einem zweiten Schritt muss ein erfasster Dauerauftrag ausgelöst werden.

MENÜ: KREDI-INTEGRAL / VERARBEITUNGEN / DAUERAUFTRÄGE AUSWAHL: AUSLÖSEN VON DAUERAUFTRÄGEN

1 Mit dieser Auswahl gelangen Sie auf die Erfassungsmaske zur Auslösung von Daueraufträgen.

Daueraufträge

• 1 Wählen Sie die Dauerauftragsart und den Kreditor, für welchen Sie Dauerauftragszahlungen auslösen möchten.
• Haben Sie bereits ein Bordereau eröffnet, so setzen Sie das Flag «Ausgelöste Daueraufträge auf Bor-
• 2 dereau nehmen» und wählen Sie die Bordereau-Nummer mittels Drei-Punkte-Button aus. Besteht noch kein Bordereau, so können Sie dieses auch zu einem späteren Zeitpunkt eröffnen.
• Wählen Sie Monat/Jahr, für welchen Sie die Zahlung auslösen möchten und das gewünschte Rech-
• 3 nungsdatum.
• 4 Wir empfehlen Ihnen vor dem direkten Auslösen des Dauerauftrages diesen mittels Journalisieren zuerst zu prüfen.
• 5 Je nach Auswahl wird mit Klick auf «Auslösen» das entsprechende Journal ausgegeben.

Auswahl nur Journal erstellen:

Die Angaben können überprüft werden. Die Auszahlung wurde noch nicht ausgelöst.

Daueraufträge

Auswahl Daueraufträge und Journal erstellen:

Die Auswahl muss bestätigt werden

Der Dauerauftrag wird ausgelöst und die Rechnung steht im gewählten Bordereau bereit zur Auszahlung.