Portal Einführung
Das Portal für Stockwerkeigentümer
Folgende Funktionalitäten stehen zur Verfügung
- Zugriff auf alle Dokumente
- News mit Push-Benachrichtigungen
- Onlinekommunikation via EasyContact
- Versammlung: Traktanden, Dokumente, Vollmachten, Abstimmung
- STEG-Eigentümer Kontobewegungen
- Einfaches Onboarding der STEG-Eigentümer
- Automatisierte Integration ins ERP
- Kommunikationsdrehscheibe Brief, Mail, Portal
Das Portal für Revisoren
Ein besonderes Highlight ist der Zugang für Revisoren. Zusätzlich zur Rolle «Stockwerkeigentümer» können Sie diesem die Rolle «Revisor» zuordnen. Diesem Stockwerkeigentümer wird dadurch der digitale Zugriff auf folgende Finanzdaten erteilt:
- Bilanz
- Erfolgsrechnung
- Buchungen und dazugehörige Rechnungsbelege
- Dokumente
Portal Systemvoraussetzungen
- s. Anleitung Portal Basis
- Voraussetzungen zur Anbindung eines DMS-Systems
- Was muss der DMS-Anbieter und IT-Verantwortliche wissen?
- Informationen, die W&W für die Anbindung des DMS an das Portal benötigt
- Mehrere DMS-Archive vorhanden im Rimo R5
Informationen zur Datensicherheit
- s. Anleitung Portal Basis
- Kommunikation
- Daten
- Verschlüsselung
- Benutzer
Einlesen der Lizenz
Details dazu finden Sie in der Anleitung «Portal Basis für Bewirtschafter ».
Vorbereitungen im Rimo R5 für die Nutzung des Portals
- s. Anleitung Portal Basis
- Einrichtung der Verbindung
- Freischalten der Rimo-Benutzer für das Bewirtschafter-Portal
- Liegenschaften freischalten
- Finanzdaten freigeben
- Dokumente freigeben
- Portalsynchronisation
Aufschaltung der Stockwerkeigentümer
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Stockwerkeigentümer aufgeschaltet werden. In diesem Zusammenhang weisen wir auf das Preismodell der Portaloption hin. Externe Nutzer mit dem Status «zur Registrierung bereit» sind von den Kosten ausgenommen.
Für jeden aktivierten externen Nutzer, fallen ab dem 2. Monat Kosten gemäss Preisrechner an.
Assistent zur Portalaktivierung
Grundvoraussetzung ist, dass diese Gemeinschaft zwingend in den zugehörigen Liegenschaft-Stammdaten erfasst ist.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / LIEGENSCHAFT-STAMMDATEN
REGISTER: STAMMDATEN
Anschliessend können Sie erst die Portalaktivierung starten.
Aufschaltung der Stockwerkeigentümer
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / WEITERE STAMMDATEN REGISTER: EIGENTÜMER
Mit Klick auf den Button «Portalaktivierung» starten Sie einen Assistenten, mit welchem die Gemeinschaft und ihre Eigentümer aufgeschaltet werden können. Die Funktion finden Sie auch mit einem Rechtsklick auf den Eigentümer.
Nachfolgend werden hier die einzelnen Schritte des Assistenten erläutert.
Startseite mit Funktionsgrafik
Aufschaltung der Stockwerkeigentümer
Definition der aufzuschaltenden Liegenschaften
Hier sollte nur eine Liegenschaft angezeigt werden, da pro STWEG-Liegenschaft ein Eintrag in der Tabelle Eigentümer besteht. Mit Klick auf «Weiter» gelangen Sie zur Aufschaltung der STEG-Eigentümer.
Stockwerkeigentümer als Portalbenutzer definieren
Hier definieren Sie, wer Benutzer im Stockwerkeigentümer-Portal ist. Die Rechte werden nur der markierten Person vergeben. Treffen Sie eine Vorauswahl:
- Gemeinsame Person gemäss Stammdaten Stockwerkeigentümer
- Eine oder mehrere Eigentumsverhältnispersonen
Hinweis
Bitte beachten Sie auch hier das Preismodell für registrierte Portalbenutzer.
Aufschaltung der Stockwerkeigentümer
Mandatsabgang einer STEG – Prozessablauf Kosten
Bei einem Mandatsabgang ist der nachfolgende Prozess einzuhalten, damit Stockwerkeigentümer und Revisoren bis zum Abschluss aller Arbeiten weiterhin auf die für sie relevanten Unterlagen zugreifen können, auch wenn das Mandat bereits an eine neue Verwaltung übergeben wurde.
Mit der Erfassung eines Mandatsendes in Rimo werden die Benutzerrollen Stockwerkeigentümer und Revisor im Portal nicht automatisch deaktiviert.
Der Grund dafür ist, dass das Mandatsende häufig nicht mit dem Abschluss der letzten Verwaltungsarbeiten zusammenfällt. In vielen Fällen führt die bisherige Verwaltung beispielsweise noch die letzte STEGVersammlung durch oder stellt weitere Dokumente bereit. Diese Unterlagen sollen den Stockwerkeigentümern und Revisoren auch nach der Mandatsübergabe über das Portal zur Verfügung stehen.
Achtung
Es erfolgt keine automatische Deaktivierung der Benutzer mit dem Setzen des Mandatsendes.
Wird die Liegenschaft im Portal deaktiviert, bleibt der Benutzer zwar weiterhin aktiv, hat jedoch keinen Zugriff mehr auf die Liegenschaft und deren Daten. Da die Benutzerrollen weiterhin bestehen, werden die entsprechenden Benutzerkosten bis zur Deaktivierung der Benutzer weiterhin verrechnet.
Finanzdaten
Hier wird das jüngste Freigabedatum angegeben, «Vorjahre» werden dann immer mit 31.12.XX abgefüllt.
Aufschaltung der Stockwerkeigentümer
Dokumente
Hier bestimmen Sie, welche bereits im E-Dossier der freizugebenden Liegenschaft vorhandenen Dokumente im Portal angezeigt werden sollen.
Sofern auf dem Dokument im E-Dossier das Flag «Öffentlich» bereits gesetzt ist, wird dieses hier vorausgewählt. Anpassungen am Vorschlag werden im E-Dossier übernommen (Flag wird gesetzt oder entfernt).
Aufschaltung der Stockwerkeigentümer
Synchronisation
Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, welche in den folgenden Kapiteln beschrieben werden.
Später synchronisieren
Mit diesem Schalter beenden Sie den Assistenten ohne Synchronisation. Das empfiehlt sich, wenn Sie nacheinander mehrere Stockwerkeigentümergemeinschaften aufschalten, und gemeinsam synchronisieren und benachrichtigen möchten.
Aufschaltung der Stockwerkeigentümer
Aufschaltbrief via neuer Ausgabejob
Diese Kombination startet eine Synchronisation der Benutzerdaten mit dem Portal und bereitet via Kommunikationsassistent einen Ausgabejob auf. Somit haben Sie die Möglichkeit, die Zugangsdaten den Eigentümern per Mail zu versenden.
Zunächst bitte die gewünschte Adresse auswählen:
Aufschaltung der Stockwerkeigentümer
Wählen Sie hier «Freier Absender» und die korrekte Person (Verwaltung) mit Adresse aus.
Aufschaltung der Stockwerkeigentümer
Die Text-Vorlage wird vorgeschlagen, Sie können diese hier auch anpassen.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / VERWALTUNG REGISTER: BRIEFVORLAGEN
Aufschaltung der Stockwerkeigentümer
Die Eigentümer erhalten ein Mail oder einen Brief mit QR-Code, diesen können sie im Mail anklicken und sich registrieren. Bei Briefversand muss für die Registrierung des QR-Codes mit einem mobilen Gerät gescannt werden.
Ausgabe via bestehendem Ausgabejob
Wenn Sie mehrere Gemeinschaften nacheinander aufschalten, können Sie den ersten Ausgabejob auch unterbrechen und ein Sammelmail an alle Eigentümer senden.
Aufschaltung der Stockwerkeigentümer
Als separaten Report aufbereiten
Diese Option generiert analog dem Bewirtschafter-Portal einen Aufschaltbrief, der per Post ohne Verwendung des Kommunikationsassistenten versendet werden kann. Bitte beachten Sie, dass hier der Empfänger den QR-Code scannen muss oder den Link und den Registrationscode eingeben.
Registrierung des Stockwerkeigentümers im Portal
Nachträgliche Aufschaltung von Stockwerkeigentümern
Für neue Eigentümer nach Handänderungen werden die Portalbenutzer wie folgt vergeben:
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / MIETER & STEG-EIGENTÜMER Register: STEG-Eigentümer / Portal
Wählen Sie die Person(en) zum Aktivieren aus und klicken Sie auf Portalaktivierung. Alternativ steht Ihnen diese Funktion auch mit einem Rechtsklick auf den Portalbenutzer zur Verfügung.
Die Aktivierung wird in einem Popupfenster bestätigt:
Nach anschliessender Portalsynchronisation können den neuen Benutzern die Aufschaltinformationen via Aufschaltbrief zugestellt werden.
Registrierung des Stockwerkeigentümers im Portal
Details dazu finden Sie in der Anwenderdokumentation «Portal Basis für Bewirtschafter».
Kommunikationskanal Portal bei Registrierung
Sofern der Ausgabekanal «Portal» gewählt ist, prüft Rimo R5, ob der Portalbenutzer registriert und aktiviert ist.
MENÜ: KUNDENADMINISTRATION / HILFSTABELLEN / VERWALTUNG
REGISTER KONFIGURATION
Registrierung des Stockwerkeigentümers im Portal
Mit der Einstellung «Anzeigen» wird der Kommunikationskanal auf der entsprechenden Person auf Portal gesetzt, sodass im Kommunikationsassistenten zwar eine Ausgabe an den Empfänger erzeugt, diese aber nur im E-Dossier des Empfängers für die Anzeige im Portal zur Verfügung gestellt wird.
Erinnerung: Noch nicht registrierte STEG Eigentümer
Sie können im Kommunikationsassistent mit der Empfänger-Auswahl «Mieter & STEG Eigentümer» und «Liegenschaftseigentümer», die Selektion nach dem Kriterium des «Benutzerstatus Portal» verwenden.
Dies ermöglicht Ihnen nur Liegenschaftseigentümer mit dem Benutzerstatus Portal «bereit zur Registrierung im Portal» anzuschreiben, um diese daran zu erinnern, sich im Portal zu registrieren:
MENÜ: LIEGENSCHAFT / AUSWERTUNGEN / KOMMUNIKATIONSASSISTENT
Portal Freischaltung für Revisoren
Portal Freischaltung für Revisoren
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Revisoren aufgeschaltet werden. In diesem Zusammenhang weisen wir auf das Preismodell der Portaloption hin. Externe Nutzer mit dem Status «zur Registrierung bereit» sind von den Kosten ausgenommen.
Für jeden aktivierten externen Nutzer, fallen ab dem 2. Monat Kosten gemäss Preisrechner an.
Externe Revisoren STEG-Gemeinschaften
Details dazu finden Sie in der Anwenderdokumentation «Portal: Eigentümer» .
Portal Freischaltung für Revisoren
Stockwerkeigentümer als Revisoren
Eigentümer mit der Zusatzrolle Revisor erhalten nur zusätzliche Rechte und werden nicht nochmals als Benutzer eröffnet. Für Sie wird das Register «Finanzen» im Portal freigeschaltet.
MENÜ: LIEGENSCHAFT / STAMMDATEN / MIETER & STEG-EIGENTÜMER
Register: STEG-Eigentümer / Portal
Aktivieren Sie auf dem entsprechenden Eigentümer die Rolle Revisor über den Button im Menüband oder mittels Rechtsklick auf dem Steg-Eigentümer in der Übersicht und bestätigen Sie mit OK.
Nach der Synchronisation werden die Daten in einem zusätzlichen Register «Finanzen» angezeigt.
Bewirtschaftung von Stockwerkeigentum
Dokumente nur für «Revisor» aufschalten
Sie haben die Möglichkeit, Dokumente im Register «FIBU-Jahr» mit gesetztem Flag ausschliesslich für die Portalrolle «Revisor» aufzuschalten.
MENÜ: FINANZBUCHHALTUNG / STAMMDATEN / FINANZBUCHHALTUNG-STAMMDATEN REGISTER: JAHR / DOKUMENTE
