Nebenkosten-/Betriebskostenabrechnung: Meldung «Nicht verteilte Kosten vorhanden»

Kurzfassung

Meldet ImmoTop2 beim Aufbereiten der Nebenkosten- oder Betriebskostenabrechnung «Nicht verteilte Kosten vorhanden», läuft die Abrechnung durch — die aufgeführten Kosten fehlen aber auf dem Abrechnungsblatt. Anders als die Abbruchmeldung nennt diese Meldung nur «mögliche Gründe» und keinen Prüfort. Die beiden häufigsten prüfen Sie unter Liegenschaft › ``Betriebskosten (fehlende Verteilschlüsselwerte) und unter Mandant › LG-Gruppen-NK/BK › Abrechnungsgruppe › Objekt-Kostengruppe-Zuordnungen (fehlende Zuordnung). Dieser Artikel führt zu den Prüforten hin; das Eintragen der Korrektur ist noch nicht beschrieben.

Bricht die Abrechnung stattdessen ab mit «Die Abrechnung konnte nicht durchgeführt werden.», gehen Sie nach Fehlermeldungen beim Erstellen der Nebenkosten- resp. Betriebskostenabrechnung vor. Nennt jene Meldung die Objekt-Kostengruppe-Zuordnung, hilft Prüfort 2 unten — dort ist dieser Ort nicht beschrieben.

Die Meldung lesen

Folgende Kosten wurden nicht verteilt:

• 510 Heizkosten, Liegenschaft: <Liegenschaft>, Wert: <Betrag>

Mögliche Gründe:

• fehlende Verteilschlüsselwerte
• fehlende Objekt-Kostengruppe-Zuordnung
• Lieg. Nr. 1, Kostengruppe Nr. 510: Verteilschlüssel-Def. fehlt

oder andere Gründe

Die Meldung listet zuerst die betroffenen Kostengruppen mit Liegenschaft und Betrag — das ist die Prüfliste. Darunter stehen die möglichen Gründe in der Reihenfolge, in der sie im Support geprüft werden. Arbeiten Sie sie von oben nach unten ab.

Der Zusatz «oder andere Gründe» ist ernst zu nehmen: Führt keiner der drei Prüforte zum Ziel, erstellen Sie ein Ticket.

Nebenkosten oder Betriebskosten? Dieselbe Stelle heisst bei Miete «Nebenkosten» und bei Stockwerkeigentum «Betriebskosten». Inhaltlich identisch — wer den einen Begriff sucht und den anderen sieht, ist trotzdem richtig.

Prüfort 1 — Fehlende Verteilschlüsselwerte

1. Öffnen Sie Stammdaten.
2. Klappen Sie links den Mandanten mit dem Dreieck auf.
3. Klicken Sie direkt auf die betroffene Liegenschaft.
4. Wählen Sie im Bereich links Betriebskosten (bei Miete: Nebenkosten).
5. Suchen Sie in der Tabelle «Fixe Verteilschlüssel» den Verteilschlüssel der betroffenen Kostengruppe und prüfen Sie die Spalte Wert.
6. Prüfen Sie anschliessend dasselbe bei den Objekten der Liegenschaft — beide Ebenen können Werte tragen.

Gesucht sind Werte, die auf 0.000 stehen, obwohl Kosten zu verteilen sind. Gültig von und Gültig bis müssen die Abrechnungsperiode abdecken; die Gültigkeit kann offen enden.

Hier greifen die meisten daneben: Die Liegenschaft muss angeklickt, nicht aufgeklappt werden. Wer auch bei der Liegenschaft auf das Dreieck klickt, landet in der Objektebene und findet den Bereich nicht.

Zu denselben Werten führen zwei weitere Einstiege: der Assistent «Fixe Verteilschlüsselwerte» und die Auswertung «Verteilschlüssel». (Aufrufweg und Bildschirm-Schreibweise noch zu prüfen.)

[Bild: Liegenschaft, Bereich «Betriebskosten», Tabelle «Fixe Verteilschlüssel» mit den Spalten Wert, Einheit, Gültig von, Gültig bis]

Prüfort 2 — Fehlende Objekt-Kostengruppe-Zuordnung

Dieser Weg führt über die Abrechnungsgruppe, nicht über die Liegenschaft.

1. Öffnen Sie Stammdaten.
2. Klappen Sie den Mandanten mit dem Dreieck auf.
3. Öffnen Sie den Eintrag LG-Gruppen-NK (bei Miete) bzw. LG-Gruppen-BK (bei Stockwerkeigentum) mit dem Dreieck. (Bezeichnung zu prüfen: belegt ist bisher nur die BK-Form.)
4. Wählen Sie den Eintrag der betroffenen Abrechnungsgruppe und öffnen Sie ihn mit dem Dreieck.
5. Öffnen Sie den Eintrag Objekt-Kostengruppe-Zuordnungen mit dem Dreieck. (Bezeichnung zu prüfen — im Stammdatenbaum existiert an anderer Stelle ein Eintrag «Kostenkonto-Kostengruppe-Zuordnungen», der hier nicht gemeint ist.)
6. Darunter steht ein Eintrag mit einem Datum — klicken Sie dieses Datum an.
7. Rechts öffnet sich die Übersicht aller Objekte dieser Liegenschaft.
8. Prüfen Sie in der Tabelle die 5. Spalte «Kostengruppen»: Fehlt bei einem Objekt die Kostengruppe aus der Meldung?
9. Klicken Sie dazu in jedes Feld der Spalte einzeln — der Inhalt wird erst im aufklappenden Dropdown sichtbar.

Zwei Stolperstellen: Das Datum ist der Einstieg, keine Beschriftung — ohne Klick darauf öffnet sich die Übersicht nicht. Und ob eine Zuordnung fehlt, zeigt die Tabelle nicht auf einen Blick: sichtbar wird es erst im geöffneten Feld.

[Bild: Stammdatenbaum mit aufgeklappter LG-Gruppe, dem Datumsknoten und der rechts geöffneten Objektübersicht]

Prüfort 3 — Verteilschlüssel-Definition fehlt

Nennt die Meldung eine Zeile wie «Lieg. Nr. 1, Kostengruppe Nr. 510: Verteilschlüssel-Def. fehlt», fehlen nicht die Werte, sondern die Definition. Pfad und Korrektur stehen in Fehlermeldungen beim Erstellen der Nebenkosten- resp. Betriebskostenabrechnung.

Die Definition liegt in derselben Maske wie die Werte (Liegenschaft › Betriebskosten), aber unterhalb der Sichtkante — scrollen Sie bis ganz nach unten.

Abgrenzung

• Nicht hierher gehört der Akonto-Fall über die Kostenstelle («Liegenschaft des Verhältnisses stimmt nicht mit der Kostenstelle der Teilbuchung überein») — siehe Variante 1 und Variante 2.
• Nicht hierher gehört der Hinweis zu Akontobuchungen mit abweichendem Belegdatum («…aber das Buchungsdatum ist JÜNGER»). Dort ist nichts falsch: Ist ein Belegdatum gesetzt, ist es massgebend. Wer die Buchungen nicht in dieser Abrechnung will, ändert das Belegdatum.
• Nicht hierher gehört der Fall, dass die Werte der Ablesefirma nicht zu den verbuchten Kosten passen — Variable Verteilschlüssel stimmen nicht (abgerechnet in CHF).
• Liegt es allein am Gültigkeitszeitraum eines variablen Verteilschlüssels: Fehlermeldung beim Aufbereiten; Gültigkeit von Verteilschlüssel.